Le quotazioni e le prenotazioni dei gruppi devono essere in linea con le seguenti osservazioni:

NUOVO: come misura eccezionale e unicamente in occasione dei Giocci Paralimpici JUNIOR- Cali 2021, é stato deciso di autorizzare  l’uso non consecutivo di cuponi per i passeggeri di prenotazioni gruppi viaggiando tra il 25 novembre 2021 e il 5 dicembre 2021 per Cali, Colombia.

• Si  considera prenotazione di gruppo quella per 10 o più passeggeri. Le quotazioni e le prenotazioni dei gruppi possono essere create direttamente solo da LATAM. Non si valuteranno prenotazioni di gruppi create da Agenzie di Viaggi.
• Per i mercati con Branded Fares i gruppi saranno associati agli standard del Brand Plus.
• I nomi dei gruppi sono assegnati da LATAM che gestisce una prenotazione di gruppo unica (Ad eccezione delle richieste fatte con lo strumento GSO in cui l'Agenzia di Viaggio deve inserire il nome del gruppo).
• Si permette una riduzione massima del 10% rispettando le condizioni iniziali, contrariamente LATAM deve valutare nuovamente le condizioni. In gruppi
  promozionali si permetterà come massimo il 10% di riduzione.
• Le condizioni iniziali si perdono quando il gruppo, alla fine, risulta essere formato da meno di 10 passeggeri.
• I Gruppi LATAM dovranno applicare tutte le regolamentazioni della tariffa per qualsiasi fase della trattativa (vendita-postvendita), ad eccezione dei minimi/massimi di soggiorno e ADVP che non saranno considerati nel momento della valutazione/emissione.

In Brasile e in Cile la valutazione dei gruppi deve essere fatta utilizzando lo strumento  GSO disponibile al seguente link: https://gsoprod.latam.proscloud.com/#/new-request

Per poter identificare possibili duplicati e la transazione corrispondente, si deve inserire correttamente il nome del gruppo nella richiesta fatta attraverso il GSO. Deve contenere un minimo di 3 e un massimo di 23 caratteri per permetterne la facile identificazione, non si devono inserire numeri, nomi di agenzie e città di destinazione e si deve omettere la parola "gruppo". 

Per scuole e gite studentesche è necessario indicare il nome della scuola, l'anno di corso e la lettera della sezione.

Esempio: COLEGIOALCATARAIIA

Per gruppi sportivi, è obbligatorio che all'inizio del nome del gruppo si aggiunga la sigla "DEP" e alla fine la sigla del paese.

Esempio: DEPCLUBFUTBOLXXXUY / DEPCLUBFUTBOLXXXUY

Per gruppi domestici e internazionali emessi in Brasile e Cile non si considereranno MIN/MAX, ADVP, Day Application e Flight Application al momento dell'emissione.

Nel momento della quotazione, LATAM considererà tutte i regolamenti della tariffa, ma se tra la data di richiesta e quella d'emissione ci saranno modifiche di itinerario del gruppo, per effetto della negoziazione, queste saranno permesse.

Questa eccezione si applica solo alla prima emissione e non alle riemissioni.

Per gruppi DOM Colombia, oltre a MIN/MAX/ADVP non si devono considerare Blackouts (BO); Flight Application (FL); Stopover (SO); Season (SE).

• In itinerari interni in Ecuador e  tratte tra Cile e Brasile, LATAM trasmetterà la tariffa netta senza Q a cui si aggiungeranno i surcharge vigenti. I surcharge vigenti dovranno essere presi in considerazione al momento dell'emissione sia per emettere con valori netti, sia con valori di tariffe pubblicate.
• Di fronte a variazioni di tariffa, si onorerà la tariffa netta senza Q versata adeguando la percentuale di sconto o over. Questo non si estende alle variazioni di Q. Il costo per servizio si applicherà in base a quanto definito per ogni mercato.
• Per il resto dei mercati, LATAM informerà della tariffa netta più queue (tariffa + Q), entrambe verranno calcolate al momento della prenotazione e si manterranno all’emissione (totale completo).
  
• Nei mercati in cui si è autorizzati, si trasferirà la prenotazione del gruppo all'Agenzia di Viaggi purché il contratto  sia stato firmato.
• I seguenti gruppi devono avere l'approvazione della Sicurezza Aziendale LATAM, che dfiniranno i requisiti per l'imbarco.
  • Gruppo di Minorenni tra i 2 e gli 11 anni: Il rapporto di accompagnatori per questi gruppi varia per Gruppi tra i 2 e i 6 anni (1 accompagnatore ogni 4 minori), Gruppi tra i 7 e gli 11 anni (1 accompagnatore ogni 20 minorenni). Rispetto a queste cifre sarà richiesto un accompagnatore in più per ogni aumento da 1 a 10 minori. Esempio: con 21 minori occorrono 2 accompagnatori 
  • L'accompagnatore deve essere un adulto legalmente responsabile con più di 18 anni e autonomo.
  • Il responsabile LATAM inserirà un SSR CKIN nella prenotazione, indicando il nome del passeggero incaricato del gruppo: Es.: (PASSEGGERO JUAN PEREZ RESPONSABILE GRUPPO SCOUT COLLEGIO APOQUINDO)
• Tutte le richieste di gruppo che includono passeggeri disabili saranno soggette agli stessi requisiti di quando tali persone viaggiano come passeggeri individuali, vale a dire che saranno imbarcati senza restrizioni purché siano in grado di: 
  • Comprendere e rispettare le istruzioni di sicurezza.
  • Badare a sé in caso di evacuazione dell'aereo
  • Essere in grado di spostarsi e di provvedere alle proprie necessità di alimentazione e igiene.

I passeggeri del gruppo che non soddisfano i requisiti sopra indicati dovranno viaggiare con un accompagnatore, in base alle definizioni stabilite per il loro trasporto indicato al punto Passeggeri Disabili o con Necessità di Assistenza Speciale.

Quando inserisce i nomi dei passeggeri della prenotazione, l'Agente di Viaggio, dovrà includere i codici SSR associati alle necessità speciali del asseggero; vale a dire per passeggeri non vedenti, SSR BLND, sordi SSR DEAF, disabili SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, etc. come nelle prenotazioni individuali. 

• I contatti per il capogruppo sono obbligatori sia alla partenza sia alla destinazione ai fini della notifica.

• Non si accetteranno quotazioni di itinerari interlineari se LATAM non è parte dell'itinerario.
• Le quotazioni di gruppo interlineari sono soggette alla valutazione di ogni operatore e questo fatto potrà comportare adeguamenti della classe e della tariffa accordate.
• Gruppi provenienti da origini diverse ma con un minimo di 10 passeggeri, con una medesima destinazione finale potranno essere trattati come gruppi.
• Tutte le richieste di quotazione per il gruppo dovranno includere le seguenti informazioni: 
  • Identificazione del richiedente: Dati dell'Agenzia (numero IATA), Nome dell'Agente, Contatti (telefono, email, ecc.)
  • Identificazione del Gruppo: Numero dei passeggeri, Tipo di passeggero (adulti e bambini), se sono residenti o stranieri. Caratteristiche del tipo di gruppo: Aziendale, Etnico o Turismo, inoltre se si tratta di Giovani, Bambini, (CHD), Adulti senza figli, Famiglie o Persone Anziane. Se il gruppo include passeggeri disabili, indicare il tipo di disabilità.
  • Definizione del tipo di Cabina: Executive ed Economy (tipo di servizio).
  • Destinazione e routing del gruppo, oltre agli intervalli di date e orari possibili per il viaggio. È obbligatorio indicare un volo preferito. Nel caso ci fossero tratte di altre compagnie nel routing, questa circostanza dovrà essere indicata.
• Non si applica lo sconto CHD. Ad eccezione di gruppi 100 DOM Argentina. Occorre comunicare anche il numero di passeggeri CHD del gruppo. LATAM offrirà condizioni (% over o sconto) tenendo conto dei CHD del gruppo.

I gruppi DOM Cile possono essere negoziati unicamente per viaggi di andata e ritorno (non si possono vendere gruppi di sola andata).

Le Agenzie di Viaggi devono canalizzare le loro richieste attraverso il canale stabilito dall'Ufficio Regionale.

Quando LATAM conferma la richiesta di gruppo, si genera il PNR  e si informa l'Agenzia di Viaggi attraverso una email con indicazione del TL stabilito, per effettuare il pagamento anticipato.

Il tempo di risposta per richieste con tratte internazionali off-line dipende dalla compagnia interessata.

• L'assegnazione del TL della prenotazione ed emissione sarà definita in base alla rotta da realizzare e si classificherà in funzione delle tipologie: Lungo Raggio (Long Haul), Regionale e Domestico. 
• Quando l'itinerario è composto da più di una tipologia, le condizioni di TL che varranno saranno di: 
  • LH se esiste almeno una tratta LH.
  • REG se non c'è nessuna tratta LH e ce n'è almeno una REG.
  • DOM nel caso non ci siano tratte né LH né REG.

 Tutti i gruppi LATAM saranno soggetti al versamento di un deposito (caparra/ pagamento anticipato) - ad eccezione di Asia, Europa, Medio Oriente e Sudafrica dove non si applicano pagamenti anticipati e caparre - e tutto questo si applicherà o meno a seconda della rotta e con quanto anticipo ci si deve presentare rispetto alla partenza. Il deposito è costituito da una somma fissa per persona e dipenderà dalla rotta in questione. In caso di mancata emissione del gruppo, la prenotazione sarà annullata per TL e la caparra non sarà rimborsabile e non potrà essere utilizzata per altro.

Una volta effettuato il pagamento anticipato, ne resterà registrazione nella prenotazione via SSR OTHS e si estenderà il tempo limite per l'emissione della prenotazione in base a quanto segue (purché il gruppo sia confermato in tutte le tratte). Si vedano le eccezioni applicate per mercato*

Considerazioni:

• Se il TL del pagamento anticipato e del pagamento totale si sovrappongono, si dovrà rispettare la prima delle scadenze e, analogamente, se il TL del pagamento totale e il TL di emissione si sovrappongono si applicherà quello più restrittivo.
• La rotta Santiago (SLC) - Isola di Pasqua (IPC) è considerata rotta regionale.

Gli Agenti di Viaggio devono controllare che il TL sia inserito con il formato corretto, altrimenti la prenotazione sarà annullata automaticamente da LATAM.

(* ) Fanno eccezione i mercati di Asia, Brasile, Europa, Medio Oriente e Sudafrica:

Assegnazione di tempo limite Asia

Assegnazione di tempo limite Brasile

Attribuzione del tempo limite per Europa, Medio Oriente e Sudafrica

Tabella di  Condizioni Commerciali dei Time Límit (TL’s) y Pagamenti anticipati

• Per Agenzie non BSP il deposito o pagamento anticipato deve essere fatto direttamente in LATAM e per agenzie BSP che emettono nel proprio sistema, il pagamento anticipato dovrà essere generato attraverso un EMD-S.
• L'EMD-S del pagamento anticipato del gruppo si applica solo ai mercati autorizzati: Argentina, Brasile, Cile, Colombia, Ecuador, Europa, Messico, Perù e Uruguay. Per gli altri mercati il pagamento anticipato si applica direttamente nell'Ufficio di Assistenza Agenzie locale.
• Per i mercati in cui si applica il pagamento anticipato attraverso EMD-S, nel fare la quotazione di un gruppo le Agenzie di Viaggi dovranno considerare quanto segue:
  • Il Responsabile Assistenza Agenzie comunicherà l'ammontare della caparra (pagamento anticipato) all'Agenzia di Viaggi indicando il codice PNR, il nome del Gruppo e il numero di passeggeri.
  • L'Agenzia di Viaggi emetterà un EMD attraverso il suo sistema di distribuzione. A tale scopo, l'Agenzia di Viaggi deve creare una prenotazione fittizia per emettere l'EMD-S come pagamento anticipato per gruppi.
  • Si deve creare una prenotazione individuale (uno spazio) con 1 segmento di volo in classe Y sul primo volo LATAM del gruppo. Nel campo "nome" dovrà esser indicato EMD/ nome del gruppo 

Es: 1.1 EMD/COLEGIO NACIONAL

Emettere EMD-S nella prenotazione fittizia considerando quanto segue:

Codice (Reason for issuance code) D

Definizione: Pagamento anticipato per Gruppi

Sotto-codice (Reason for issuance subcode): 997

Remark (Commenti): Nome del gruppo, numero dei passeggeri (TCxx) e codice di prenotazione.

• L'EMD-S si deve creare in status OPEN e nello spazio Conferme/Restrizioni si dovrà indicare NON REF.
• L'Agente di Viaggio è responsabile di cancellare la prenotazione fittizia entro 2 ore dall'emissione dell'EMD-S e dell'invio dell'immagine al Responsabile Assistenza Agenzie che si occupa del gruppo. Nell'oggetto della email è obbligatorio indicare: codice di PNR, nome del gruppo e numero dei passeggeri. Es.: RT YXBJAQ, GRP BHP VERANO, TC25.

Es:

OAKFUA

1.1EMD/ GRUPO COLEGIO NACIONAL

NO ITIN

TKT/TIME LIMIT

T-27JUN-EGR5FE7

TE 0452119052798 EMD/G EGR5FE7 1519/27J

• Il Responsabile Assistenza Agenzie inserirà il numero dell'EMD-S nel PNR dei gruppi attraverso un SSR Es.: SSR OTHS PREPAGO GRP TC EMD-S 045-XXXXXXXXXX/ USD xxx/ data.
• Il Responsabile Assistenza Agenzie LATAM controllerà la corretta emissione (ammontare, codice e sotto-codice di emissione dell'EMD-S). In caso di errori di emissione si dovrà chiedere l'annullamento dell'EMD-S in quello stesso giorno.
• Fatta la convalida, il responsabile LATAM (Inside Sales/Group Desk) inserirà il SSR OTHS nella prenotazione per modificare il TL d'emissione. Es: SSR OTHS YY - PREPAGO GRP TCxx EMD-S 045-XXXXXXXXXX/ USD xxx/ data.
• Entro le 48 ore dall'emissione dell'ultimo passeggero del gruppo, l'Agenzia di Viaggi sarà autorizzata a elaborare il RIMBORSO INDIRETTO dell'EMD-S secondo la vigente politica sulle penali per pagamenti anticipati/caparre.
• Le richieste di restituzione dell'EMD-S inserite prima dell'emissione del gruppo saranno respinte.
• Le emissioni di EMD-S per questi motivi NON SONO SOGGETTE A COMMISSIONI.
• L'EMD-S non si applica per il pagamento di tasse e imposte.

RIMBORSO DEL PAGAMENTO ANTICIPATO

In Argentina, Bolivia, Cile, Ecuador, Messico, Paraguay, Perù e Uruguay sarà permesso il rimborso del 100% del pagamento anticipato e del pagamento
totale (e senza necessità di Waiver) se tali pagamenti avvengono entro le seguenti scadenze:

• Rotte a Lungo Raggio se la cancellazione si richiede con un anticipo di 90 giorni o più, prima della partenza del volo.
• Rotte Regionali/Domestiche se la cancellazione si richiede con un anticipo di 60 giorni o più, prima della partenza del volo.

Stati Uniti:

Sarà consentito il rimborso del pagamento anticipato e del pagamento totale, senza applicazione di penale, indipendentemente dalla rotta in base a quanto segue:

• Se la cancellazione si richiede con un anticipo di 90 giorni o più, prima della partenza del volo, si rimborserà il 100% del pagamento anticipato.
• Se la cancellazione si richiede con un anticipo di 60 giorni o più, prima della partenza del volo, si rimborserà il 50% del pagamento anticipato.

Colombia:

Sarà consentito il rimborso del 100% del pagamento anticipato e del pagamento totale in base alle seguenti scadenze:

• Rotte a Lungo Raggio se la cancellazione si richiede con un anticipo di 60 giorni o più, prima della partenza del volo.
• Rotte Regionali/Domestiche se la cancellazione si richiede con un anticipo di 45 giorni o più, prima della partenza del volo.

Resta valida la riduzione consentita del 10% dei posti prenotati dal gruppo, senza penale sul pagamento anticipato.

In Uruguay, Europa, Brasile, Asia e Oceania ogni spazio riservato e non emesso sarà penalizzato con l'ammontare del pagamento anticipato per passeggero, stabilito per la rotta in questione. In mancanza di emissione del gruppo, questo pagamento anticipato non è rimborsabile né riutilizzabile per un altro gruppo. Per applicare le penali su tale importo si dovrà considerare quanto segue:

a) Se si ha una riduzione fino al 10% degli spazi riservati nel gruppo, non si applica penale sul pagamento anticipato.

• Le Agenzie non BSP: riguarda il 100% dell'EMD per l'emissione del gruppo realizzata attraverso LATAM.
• Agenzie BSP: viene inviato il 100% del pagamento anticipato in restituzione via RIMBORSO INDIRETTO. Il tutto sarà realizzato entro 48 ore dall'emissione del gruppo.

b) Riduzione del gruppo superiore al 10% Per ogni spazio non emesso si penalizza l'ammontare del pagamento anticipato per la rotta:

• Agenzie non BSP: si riduce l'ammontare in USD per ogni spazio non emesso e la differenza restante, si trasferisce a un nuovo EMD di pagamento anticipato affinché LATAM realizzi l'emissione del gruppo.
• Agenzie BSP: si esegue una restituzione del pagamento anticipato soltanto per l'ammontare degli spazi emessi (rimborso parziale) attraverso il RIMBORSO INDIRETTO. Il tutto sarà realizzato entro 48 ore dall'emissione del gruppo.

c) Gruppi con pagamenti totali del 100% a 3 giorni lavorativi dalla partenza con emissione parziale (riduzione di qualsiasi %), sono penalizzati per la TARIFFA più surcharge applicabili a ogni posto non emesso, vale a dire, le tariffe pagate per tali spazi NON si rimborsano, né possono essere pagate come parte del pagamento del gruppo. Qualsiasi differenza per variazione del Q implicherà il pagamento di differenze al momento dell'emissione.

Si deve considerare che qualsiasi richiesta di estensione del tempo limite di emissione oltre il tempo indicato in precedenza, implica il pagamento del 100% del gruppo (tariffa +surcharge). In questo caso, si estenderà il TL a 72 ore prima della partenza del volo (a eccezione delle rotte verso/da/via USA dove il tempo limite di emissione si estenderà a 96 ore prima della partenza). In questi casi, qualsiasi spazio non emesso sarà penalizzato per la tariffa  + surcharge applicabile a ogni spazio non emesso.

La gestione e il controllo dei tempi limiti (TL) sono responsabilità di LATAM, tuttavia, nel caso di itinerari interlineari, l'operatore coinvolto potrebbe attivare avvisi nella prenotazione indicando l'emissione prima del tempo limite (TL) indicato.

In Asia e nel Pacifico del Sud (Australia, Nuova Zelanda e Polinesia Francese), per i casi in cui non si applica il pagamento anticipato, ogni spazio cancellato sarà soggetto a penalizzazione (ADM) a seconda dell'anticipo della prenotazione, tempo limite di emissione e rotta riservata.

Per i paesi in cui si applica il pagamento anticipato o la caparra per il gruppo, l'ammontare di tale deposito dipenderà anche da quanto in anticipo viene fatta la prenotazione, il tempo limite dell'emissione e la rotta prenotata si applicano in base ai tempi limite (TL) e all'ammontare delle penalità come indicato in questo capitolo.

Ogni ufficio internazionale lavorerà ai contratti o "lettere di accordo" in base a quanto l'area legale di ogni paese stabilisce, per assicurare che le agenzie accettino le condizioni per il gruppo e le penali associate, in caso di inosservanza delle condizioni accordate per il gruppo.

Nella quotazione per un gruppo le Agenzie di Viaggi dovranno considerare quanto segue:

• Il responsabile LATAM per i Gruppi invierà al richiedente la tariffa accordata senza Q, dati di viaggio, tempo limite di emissione, depositi (ove sia il caso) e tutte le condizioni associate (riduzione del gruppo, cancellazioni, ecc.), sia attraverso contratti sia con lettere di accordo via email.
• Il ricevimento e la firma dei contratti o "lettere di accordo" indicheranno che il richiedente del gruppo accetta la tariffa e le condizioni accordate e i costi che potrebbero derivare dalla rinuncia all'accordo o dall'osservanza parziale dello stesso.

Nei mercati in cui l'emissione del gruppo è autorizzata  attraverso consolidatori (per Agenzie non BSP), i depositi per il gruppo dovranno essere eseguiti attraverso l'ufficio locale di assistenza agenzie LATAM o GSA che genereranno la riscossione dell'importo in base ai processi stabiliti per tale ufficio. 

I responsabili LATAM che si occupano del gruppo trasferiranno la prenotazione alle agenzie Sabre e Amadeus autorizzate a realizzare il Claim del PNR, dopo che l'accordo è stato concluso e sia pronto per l'emissione (concordati numero dei passeggeri, tariffa, rotta, data e classe).

Per le agenzie non autorizzate o con altri GDS, LATAM gestisce la prenotazione e l'agenzia dovrà lavorare con i passivi. In tutte le prenotazioni per gruppi gli elementi obbligatori richiesti con il Tempo Limite dell'emissione sono: Nomi, DOCS, FOID (sui mercati in cui è obbligatorio) e un PCTC per gruppo. Gli Agenti di Viaggio devono fornire al responsabile LATAM tutte le informazioni obbligatorie prima dell'emissione del gruppo.

In ogni caso, si deve considerare che le informazioni nel PNR devono essere inserite separatamente in non più di 5 elementi per ogni chiusura di PNR.

Emissioni di Tour Conductors associate a routing nazionali implicano lo split della prenotazione di questo passeggero perché LATAM elabori l'emissione.

Se mancano le informazioni necessarie, il giorno della scadenza del TL di emissione si provvederà a cancellare le prenotazioni.  Se la prenotazione comprende soltanto alcuni biglietti, si cancelleranno i posti senza biglietto.

Le Agenzie di Viaggi Non BSP devono emettere in LATAM. Le emissioni per i gruppi possono comportare un costo per servizio associato secondo quanto definito in ogni mercato.

Le agenzie di viaggi BSP emettono nel proprio stock biglietti applicando quanto stabilito dal loro sistema di distribuzione.

Le percentuali di sconto o over si applicheranno soltanto alla tariffa senza surcharge. In caso di cambi di tariffa LATAM rispetterà il netto tariffario accordato senza Q.

Il surcharge sarà incluso al momento dell'emissione e sarà quello vigente alla data dell'emissione. Contratti precedenti stipulati in base a condizioni diverse da quanto esposto si baseranno sui termini di tali contratti.

Il responsabile dell'assistenza agenzie LATAM comunicherà all'agente la tariffa lorda, netta e over concordata senza Q oltre a inserire un SSR OTHS nella prenotazione con l'avvertenza di includere i surcharge nell'emissione: ADD CURRENT Q PER SECTOR AT DATE OF TICKETING

Per provvedere all'emissione, l'Agente di Viaggio userà il Q e il Fare Basis vigente del viaggio quotato. Come sempre la tariffazione sarà fatta manualmente, ma considerando quanto segue:

a) Per i mercati che emettono con valori netti le tariffe pubblicate, dovrà comparire nel FARE la somma tra la tariffa accordata senza Q più i surcharge applicabili alla data dell'emissione. Non applicabile a gruppi su rotta 100% nazionale Cile. Es.: SSR GRPF LA TB407/TN350/COMAG1PC/OVER13PC/0FREEC AUTO

Al momento dell'emissione si inserisce la commissione standard stabilita e si sommano i surcharge vigenti (Q 142) alla tariffa netta s/Q.

Es: TARIFFA NETTA s/Q Commissionabile: USD 350/0,99 = USD 354

FARE per emissione: USD 354 + Q 142 = USD 496 (tariffa netta totale commissionabile). L'Agenzia sarà commissionata sui USD 496

La tariffa netta commissionabile corrisponde al netto commissionabile accordato e al Q vigente della regolamentazione tariffaria.

Il GGXX insieme al fare basis rispecchia lo sconto o l'over applicabile sulla tariffa senza Q.

Il biglietto dovrà includere in Conferme/Restrizioni del biglietto la sigla GRP/SQ e nella casella tour code il numero dell'accordo. Es: GRP/SQ/CHG FEE APPLIES.

b) Per i mercati che emettono gruppi con valori lordi di tariffe pubblicate:

Si negozierà la tariffa senza Q e si riadeguerà l'over al momento dell'emissione.

Non si trasferisce l'ammontare dell'over alle Q, anzi, al momento dell'emissione si ricalcola per il FARE completo, vale a dire:

L'emissione per il valore della tariffa pubblicata più i surcharge vigenti per ottenere il FARE.

Es: TARIFFA LORDA c/Q USD 407 + Q 142 = USD 549

OVER: USD 407 - 13% = USD 53

Il responsabile dell'assistenza alle agenzie fornirà la % di over ricalcolata sul FARE di emissione. (OVER: USD 53/ USD 549= 10%)

Il biglietto dovrà includere in Conferme/Restrizioni del biglietto la sigla GRP e nella casella tour code il numero dell'accordo. Esempio: GRP/CHG FEE APPLIES 

È obbligatorio includere nell'emissione il Tour Code e le sigle definite in Conferme/Restrizioni del biglietto, in caso contrario l'emissione sarà soggetta a ADM per irregolarità tariffarie.

Al momento dell'emissione, l'Agenzia di Viaggi dovrà sempre includere il Tour Code generato da LATAM senza anteporre alcun elemento aggiuntivo.

Le riduzioni del gruppo (SPLIT) o cambi di nome all'ultimo momento dovranno adeguarsi alla politica stabilita per i gruppi. Se il cambio è applicabile all'interno di queste definizioni, il responsabile LATAM inserirà un SSR OTHS autorizzandolo. Es:

"AUTH CHG NAME PSGR JULIO BRAVO TO JULIA CALVO"

"AUTH SPLIT PSGR MENDEZ AND PSGR LOPEZ"

Qualsiasi richiesta di cambio nei segmenti di volo o nomi per passeggeri specifici, dovrà essere valutata e se si accetta dovrà essere elaborata con un nuovo PNR. Per questo motivo, l'agenzia dovrà fare lo "Split" di tali passeggeri e la prenotazione che ne risulta, deve essere cancellata in attesa del PNR sostitutivo (soggetto a nuovo "claim").

Si potrà fare richiesta fino a 7 passeggeri addizionali, che saranno generati su un altro PNR con riferimento al gruppo originale. Si valuteranno con le stesse condizioni dell'originale e si confermerà la possibilità di essere accettati sul volo con i criteri e le
massime di gruppo applicabili ai voli. I TL da applicare sono quelli del gruppo originale.

Gli Agenti di Viaggio dovranno inviare una email all'area gruppi indicando il gruppo madre e che è un ADDPAX.

Questo genera un nuovo PNR, il Responsabile dell'Assistenza Agenzie incaricato del gruppo inserirà un OSI con il codice di PNR della prenotazione madre.

Tutti i cambi prima dell'emissione devono essere confermati con SR OTHS altrimenti si genererà una risposta di cancellazione dei segmenti di volo (status NO, HX).

Dopo l'inizio del viaggio, i cambi di data/volo e rimborso dei biglietti saranno permessi soltanto attraverso LATAM e soltanto se la regolamentazione tariffaria lo permette.

Nei voli marketing non è possibile assegnare posti per gruppi. Per gruppi interlineari (comprese le tratte oneworld) non ci sarà assegnazione di posti.

L'assegnazione dei posti è disponibile per il capogruppo e i suoi membri attraverso latam.com e il portale Agenzie.

A seconda del sistema di distribuzione dell'agenzia, dopo l'elaborazione del claim della prenotazione, sarà possibile assegnare i posti.

Informazioni di base:

Si considera Tour Conductor la persona che accompagna il gruppo. LATAM offre questo prodotto soltanto per gruppi ad hoc. Non si applica per Series. LATAM fornisce un TC per ogni 15 passeggeri a pagamento.

Richiesta:

La richiesta del TC si fa direttamente dal sito web dei gruppi www.serieslatam.com. Quando l’agenzia effettua l’ordine del gruppo dovrà fare clic sulla casella di controllo TC, indipendentemente dal fatto che la rotta sia domestica, regionale o internazionale.

Emissione:

L’emissione dei Tour Conductors associati a un gruppo (un pax free ogni 15 passeggeri), sarà effettuata dall’agenzia. La maschera di emissione sarà caricata manualmente a tariffa 0, indipendentemente dalla classe di prenotazione associata, con il seguente fare basis: YCG00G10. La franchigia bagaglio sarà la stessa del gruppo, 1 PC.

L’agenzia dovrà pagare unicamente le tasse associate a questo routing. 

Ogni volta che è necessario emettere un Tour Conductor si dovrà contattare il team dei gruppi di LATAM negli orari di assistenza stabiliti, il quale inserirà un SR OTHS YY con un numero di autorizzazione che garantisce questa emissione e che è obbligatorio includere nel trasferimento del biglietto.  

Una volta emesso il ticket, si dovrà comunicarlo al team dei Gruppi di LATAM.  

Qualsiasi emissione a tariffa 0 che non rispetti questa procedura o in cui non si informi LATAM secondo i passaggi indicati sarà soggetta ad ADM per il valore della tariffa full fare.

Il Tour Conductor si può aggiungere solo al momento della richiesta.

Si prega di notare che la funzionalità di check-in di gruppo sul nuovo sito web di LATAM non è disponibile al momento, quindi il check-in deve essere effettuato in aeroporto.

I passeggeri in gruppi devono effettuare il check-in in aeroporto, utilizzando il chiosco, inserendo il numero del biglietto. 

È importante avvisare i passeggeri in gruppi di arrivare presto in aeroporto il giorno del volo. 

Si ricorda che l’aggiunta degli elementi SSR DOCS e SSR FOID è importante per facilitare il check-in.

Nell'elaborazione delle loro prenotazioni di gruppo con LATAM, le agenzie dovranno considerare quanto segue:

• Richiedere il record LATAM per provvedere al CLAIM per le agenzie autorizzate. Le agenzie non autorizzate o con sistema di distribuzione diverso da Amadeus e Sabre dovranno inviare informazioni, nomi dettagliati, Foids, DOCS, ecc. per completare la prenotazione.  
• Le Agenzie che lavorano su prenotazioni con Claim dovranno inserire dati separatamente con un massimo di 5 elementi per ogni chiusura (end of transaction) di PNR.
• Inserire tutti i nomi, FOID, DOCS, numero di biglietti e posti.    
• Inserire numero di accordo consegnato da LATAM nel campo Tour Code.
• Canalizzare attraverso LATAM qualsiasi modifica della prenotazione.
• In caso di variazione tariffaria, prima dell'emissione si dovrà confermare al responsabile LATAM che le condizioni accordate non hanno subito cambiamenti
• Comunicare i cambi di itinerario ai passeggeri.

La possibilità di eseguire Claim è disponibile per tutte le agenzie autorizzate con GDS Sabre e Amadeus, purché queste posseggano il codice della prenotazione per poter eseguire claim, sempre rispettando le seguenti condizioni:

• La prenotazione non sia stata emessa
• Il PNR deve contenere l'elemento TL
• Tutti i segmenti devono essere confermati
• Il PNR non deve avere un claim precedente
• Non devono esserci segmenti OPEN
• Si applica solo a gruppi con routing 100% online (non si applica a voli codeshare)
• La comunicazione del codice prenotazione venga fatta prima delle 72 dalla scadenza del TL, purché si confermi che l'accordo è stato chiuso. Ciò implica che numero di passeggeri, tariffa, data e routing siano definiti.
• Il numero dei nomi deve coincidere con il numero di posti prenotati, vale a dire che nella prenotazione si devono inserire tutti i nomi dei passeggeri prima di fare il claim.
• Non sono inclusi segmenti NON aerei
• Dopo il CLAIM della prenotazione l'Agenzia è responsabile dell'inserimento nella prenotazione di DOCS, FOID e posti (quando la tariffa lo permette).
• Non sono permesse modifiche dell'itinerario (data, volo e classe di prenotazione) da parte dell'Agenzia di viaggi, dopo la realizzazione del CLAIM, che potrà inserire soltanto informazioni.
• Non si elaboreranno estensioni di TL dopo la realizzazione del CLAIM
• Dopo il trasferimento (CLAIM) alle agenzie:
  • Qualsiasi richiesta di cambio di itinerario o delle condizioni accordate, sarà valutata da LATAM e dovrà comparire in una nuova prenotazione. Non si dovrà lavorare sul PNR originale
  • Qualsiasi modifica della prenotazione del passeggero/tratta sarà valutata grazie a LATAM che determinerà se tale cambio è possibile o no. In caso sia possibile, l'Agenzia dovrà separare (split) nel suo sistema i passeggeri interessati al cambio e la modifica originerà un nuovo PNR Sabre. Fatto ciò, il responsabile LATAM deve creare una nuova prenotazione in sostituzione, che sarà soggetta a CLAIM.