Importante:

• I prezzi per i gruppi sono basati su tariffe pubbliche disponibili per la vendita, non su tariffe private.
• Le tariffe dei gruppi non sono commissionabili.Le quotazioni e le prenotazioni di gruppi devono adeguarsi alle seguenti considerazioni:
• Si considera prenotazione di gruppo una prenotazione che raggruppa 10 o più passeggeri. Le quotazioni e le prenotazioni di gruppi possono essere create direttamente solo da LATAM. Non saranno valutate prenotazioni di gruppi create da Agenzie di Viaggi.
• Per i mercati con Branded Fares, i gruppi saranno associati agli standard del Brand Plus.
• I nomi dei gruppi sono assegnati da LATAM che gestisce una prenotazione di gruppo unica. Fatta eccezione per le richieste effettuate tramite il modulo di richiesta di gruppi, nel quale l’Agenzia di Viaggi deve inserire il nome del gruppo.
• Al fine di individuare possibili duplicità e l’operazione a cui corrisponde, il nome del gruppo deve essere inserito nella richiesta in modo corretto. Deve contenere minimo 3 e massimo 23 caratteri per far sì che venga identificato facilmente, non si possono inserire numeri, il nome dell’agenzia o la città di destinazione e si deve omettere la parola “gruppo”.
• Le condizioni iniziali vengono perse quando il gruppo finisce per essere inferiore a 10 passeggeri.
• I Gruppi LATAM dovranno applicare tutte le regolazioni della tariffa per qualsiasi fase della negoziazione (vendita-post vendita).  Al momento della quotazione saranno considerate tutte le regolazioni della tariffa, ma se tra la data di richiesta ed emissione ci sono modifiche nell’itinerario del gruppo per effetto della negoziazione, sarà consentito che le seguenti regolazioni non vengano considerate al momento dell’emissione: MIN/MAX, ADVP, Day Application e Flight Application.
• Questa eccezione si applica soltanto per la prima emissione e non per le riemissioni.
• Per gruppi DOM Colombia, in aggiunta a MIN/MAX/ADVP/Day Application e Flight Application non si deve considerare Blackouts (BO); Stopover (SO); Season (SE).
• Per tutti i mercati, LATAM fornirà la tariffa netta più queue (tariffa + Q), entrambe saranno calcolate al momento della prenotazione e saranno rispettate al momento dell’emissione (importo completo).
• Il costo per il servizio si applicherà secondo quanto definito per ciascun mercato.
• Nei mercati dov’è permesso, si trasferirà la prenotazione di gruppo all’Agenzia di Viaggi, a condizione che l’operazione sia stata conclusa.
• I seguenti gruppi dovranno disporre dell’approvazione della Sicurezza Aziendale LATAM, che definirà i requisiti per l’imbarco.
• Gruppo di Minori tra 2 e 11 anni: Il rapporto degli accompagnatori per questi gruppi è il seguente: Gruppi tra 2 e 6 anni (1 accompagnatore ogni 4 minori), Gruppi tra 7 e 11 anni (1 accompagnatore ogni 20 minori). Oltre tale quantità, sarà richiesto 1 accompagnatore aggiuntivo per ogni incremento da 1 a 10 minori. Esempio: con 21 minori saranno necessari 2 accompagnatori.
• L’accompagnatore deve essere un adulto legalmente responsabile, con più di 18 anni e autonomo.
• Il responsabile LATAM inserirà un SSR CKIN nella prenotazione indicando il nome del passeggero responsabile del gruppo. Per es.: PAX JUAN PEREZ RESPONSABILE GRUPPO SCOUT COLEGIO APOQUINDO.
• Ogni richiesta di gruppo che includa passeggeri disabili sarà soggetta agli stessi requisiti di quando viaggiano come passeggeri individuali, ossia saranno imbarcati senza restrizioni purché siano in grado di:
  • Comprendere e rispondere alle istruzioni di sicurezza.
  • Autoassistersi in caso di evacuazione dell’aereo e
  • Possono spostarsi e soddisfare le proprie esigenze alimentari e igieniche 

I passeggeri del gruppo che non sono in grado di rispettare quanto sopra devono viaggiare con un accompagnatore, secondo le definizioni stabilite per il loro trasporto indicate alla voce  Passeggeri Disabili o con Necessità di Assistenza Speciale.

Nel completare i nomi dei passeggeri nella prenotazione, l’Agente di Viaggi dovrà inserire i codici SSR associati alla necessità speciale del passeggero; ossia, per passeggeri non vedenti SSR BLND, sordi SSR DEAF, disabili SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, ecc., così come nelle prenotazioni individuali.

I contatti del capogruppo sono obbligatori sia in origine sia in destinazione a fini di comunicazione.

• Non saranno accettate quotazioni di itinerari interlinea se LATAM non partecipa all’itinerario.
• Le quotazioni di gruppo interlinea sono soggette alla valutazione di ciascun operatore e ciò potrà comportare modifiche di classe e della tariffa negoziata. I Gruppi provenienti da origini diverse ma con un minimo di 10 passeggeri con la stessa destinazione finale, potranno essere trattati come gruppi.
• Tutte le richieste di quotazione di gruppo dovranno includere le seguenti informazioni:
  • Identificazione del richiedente: Dati dell’Agenzia (numero IATA), Nome dell’Agente, Contatti (telefono, e-mail, ecc.).
  • Identificazione del Gruppo: Quantità di passeggeri, Tipo di passeggero (adulti o bambini), se si tratta di residenti o stranieri. Caratteristiche del tipo di gruppo: Aziendale, Etnico o Turismo, nonché se si tratta di Giovani, Bambini (CHD), Adulti senza figli, Famiglie o Terza età. Se il gruppo include passeggeri disabili, informare sul tipo di disabilità.
  • Definizione del tipo di Cabina: Executive ed Economica (classe di servizio).
  • Destinazione e routing del gruppo, nonché intervalli di date e possibili orari di viaggio. È obbligatorio indicare un volo preferito. Se nel routing sono presenti tratte di altre compagnie, sarà necessario indicarlo.
• Non si applica sconto CHD.
• I gruppi in Rotta Domestica Cile potranno essere negoziati e venduti per viaggi one way e/o per viaggi di andata e ritorno (RT).

• Le Agenzie di Viaggi devono inviare le loro richieste attraverso il canale stabilito dall’Ufficio Regionale.
• Per prenotazioni di gruppi serie vedere “Manuale web” in Supporto Agenzia/ Manuali e strumenti / Serie LATAM di LATAMTRADE.
  

Quando LATAM conferma la richiesta per il gruppo si genera il PNR (48 ore dopo) e si comunica il TL stabilito per le diverse tappe all’Agenzia di Viaggi tramite un’e-mail o la piattaforma corrispondente.
Il tempo di risposta per le richieste di segmenti internazionali interlinea dipenderà dall’operatore coinvolto.

Tempo Limite Accettazione Condizioni Commerciali e Tariffa: corrisponde al periodo di giorni successivi alla creazione della prenotazione per accettare le condizioni commerciali (tempo limite, itinerario e tariffa); qualora non si accettino le condizioni prima indicate, la prenotazione sarà cancellata automaticamente.
Tempo Limite di Pagamento per Agenzie non BSP: corrisponde al giorno in cui si cancellerà la prenotazione qualora non vi sia il pagamento o emissione.

Agenzie BSP: la prenotazione dei Gruppi resterà in stato GN fino al giorno in cui incominceranno ad essere valide le penali, a partire da tale giorno la prenotazione passerà in stato HK. Ciò non significa che la tariffa negoziata possa cambiare o che la quota del Gruppo non sia confermata fino a tale giorno. La quota e la tariffa negoziate inizialmente saranno rispettate nel corso del processo.

Le prenotazioni avranno la seguente indicazione “NEW AGREEMENT GROUP”, per poter identificare quelle che corrispondono a questo nuovo flusso.

I tempi limite sono distinti per rotte domestiche e internazionali.

In una prenotazione di gruppi in cui l’itinerario è costituito da più di un’operazione, le condizioni di TL che saranno valide sono quelle di:

• Internazionale nel caso ci sia almeno una tratta internazionale.
• Domestico in caso di voli 100%DOM.

Per le prenotazioni di gruppi effettuate in Argentina, Bolivia, Cile, Colombia, Ecuador, Europa, Perù, Paraguay, Uruguay, Messico, Oceania e Stati Uniti si applicheranno i seguenti tempi limite (TL).

Una volta che il cliente accetta la tariffa e le condizioni commerciali, deve allegare il documento con i dettagli e le condizioni del gruppo timbrato (con il timbro dell’agenzia) e con il nome del responsabile dell’agenzia incaricato di coordinare il gruppo. In questo modo si può garantire il blocco della prenotazione. Le agenzie DCP devono inserire la nota di accettazione ACCEPTED GRP.

Tempi limite accettazione della politica:  

Agenzie Altri Mercati:

Considerazioni:

La rotta Santiago (SCL) - Isola di Pasqua (IPC), si considera rotta regionale.

Gli Agenti di Viaggi devono controllare che il TL sia inserito nel formato corretto, in caso contrario la prenotazione sarà cancellate automaticamente da LATAM.

Questo paragrafo si applica soltanto ad agenzie che emettono attraverso LATAM.
Il deposito o prepagamento si deve fare direttamente in LATAM.
Nei casi in cui non si applica una penale, l’importo del prepagamento sarà utilizzato per l’emissione del Gruppo che si fa attraverso LATAM.

Le Agenzie di Viaggi dovranno considerare quanto segue nella quotazione di un gruppo:

• Il Responsabile Assistenza Agenzie comunicherà l’importo dell’anticipo (prepagamento) all’Agenzia di Viaggi con il dettaglio del codice di PNR, nome del Gruppo e quantità di passeggeri.
• L’Agenzia di Viaggi emetterà un EMD-S attraverso il suo sistema di distribuzione. Per questo, l’Agenzia di Viaggi deve creare una prenotazione fittizia per emettere l’EMD-S con motivo di prepagamento di gruppi.
• Si deve creare una prenotazione individuale (uno spazio) con 1 segmento di volo in classe Y nel primo volo LATAM del gruppo. Il campo "nome" dovrà indicare EMD/nome del gruppo
  • Per es.: 1.1EMD/COLEGIO NACIONAL
    Emettere EMD-S all’interno della prenotazione fittizia considerando quanto segue:
    Codice (Reason for issuance code): D
    Definizione: Prepagamento di Gruppi
    Sottocodice (Reason for issuance subcode): 997
    Remark (Osservazioni): Nome del gruppo, quantità di passeggeri (TCxx) e codice di prenotazione.
  • L’EMD-S deve essere creato nello stato OPEN e nel campo Trasferimenti/Restrizioni si dovrà indicare NON REF.
  • L’Agente di Viaggi è responsabile della cancellazione della prenotazione fittizia entro 2 ore dall’emissione dell’EMD-S e dall’invio dell’immagine al Responsabile Assistenza Agenzie responsabile del gruppo. Nell’oggetto della e-mail è obbligatorio indicare: codice PNR, nome del gruppo e numero passeggeri. Per es.: RT YXBJAQ, GRP BHP VERANO, TC25.
• Per es.
  OAKFUA
  1.1EMD/ GRUPPO COLEGIO NACIONAL
  NO ITINTKT/TIME LIMIT
  T-27JUN-EGR5FE7
  TE 0452119052798 EMD/G EGR5FE7 1519/27J
  • Il Responsabile Assistenza Agenzie inserirà il numero dell’EMD-S nel PNR dei gruppi tramite un SSR. Per es.: SSR OTHS PREPAGAMENTO GRP TC EMD-S 045-XXXXXXXXXX/ USD xxx/ data.
  • Il Responsabile Assistenza Agenzie LATAM verificherà la corretta emissione (importi, codice e sottocodice di emissione dell’EMD-S). Qualora ci siano errori di emissione, si dovrà chiedere l’annullamento dell’EMD-S entro lo stesso giorno di calendario.
  • Eseguita questa convalida, il responsabile LATAM (Inside Sales/Group Desk) inserirà l’SSR OTHS nella prenotazione per modificare il TL di emissione.
  • Per es.: SSR OTHS YY - PREPAGAMENTO GRP TCxx EMD-S 045-XXXXXXXXXX/ USD xxx/ data.
  • Entro 48 ore dall’emissione dell’ultimo passeggero del gruppo, l’Agenzia di Viaggi sarà autorizzata a processare il RIMBORSO INDIRETTO dell’EMD-S conformemente alla politica di penali di prepagamenti/anticipi in vigore.
  • Le richieste di rimborso di EMD-S inserite prima che il gruppo sia emesso saranno respinte.
  • Le emissioni di EMD-S con questi motivi NON SONO COMMISSIONABILI.
  • L’EMD-S non si applica per il pagamento di tasse o imposte.

Ogni spazio prenotato e non emesso sarà soggetto a penale corrispondente all’importo del prepagamento per passeggero stabilito per la rotta. Nel caso in cui il gruppo non sia emesso tale prepagamento non è rimborsabile e neppure riutilizzabile per un altro gruppo.

Gli importi di prepagamento sono i seguenti:

RESTITUZIONE DI PREPAGAMENTO (Si applica soltanto ad Agenzie che emettono tramite Latam).

Per agenzie NON BSP: sarà consentita senza addebito di penali (e senza necessità di waiver) la restituzione del 100% del prepagamento o pagamento totale se si rispettano i seguenti termini:

Rotte Long Haul se la cancellazione si richiede con un anticipo pari o superiore a 90 giorni prima della partenza del volo.

Rotte Regionali/Domestiche se la cancellazione si richiede con un anticipo pari o superiore a 60 giorni prima della partenza del volo.

Spettano a LATAM la gestione e il controllo dei tempi limite (TL), tuttavia, in caso di itinerari interlinea, l’operatore coinvolto potrebbe attivare degli avvisi nella prenotazione segnalando l’emissione prima del tempo limite (TL) indicato.

Per i paesi o le agenzie in cui si applica il pagamento anticipato o deposito di gruppo, l’importo di tale deposito dipenderà anche dall’anticipo, il tempo limite di emissione e la rotta prenotata secondo i tempi limite (TL) e gli importi di penale dettagliati in questo capitolo.

Agenzie di viaggi: (Non si applica per il Brasile), ogni spazio cancellato sarà soggetto a una penale attraverso ADM, il cui importo dipenderà dall’anticipo della cancellazione, il valore della tariffa e la rotta prenotata. Il calcolo della penale sarà basato sulla seguente tabella:

Tali penali sono espressamente menzionate nel contratto che l’agenzia sottoscrive al momento dell’accettazione del Gruppo, pertanto non si accetterà nessuna contestazione di ADM ingiustificata. Nei casi in cui si applichi un waiver per il valore dell’ADM, si dovrà richiedere il waiver prima di presentare la contestazione, e includere il numero del foglio del waiver nel motivo della contestazione.

Per agenzie NON BSP: per applicare la penale si deve considerare quanto segue:

I responsabili LATAM incaricati del gruppo trasferiranno la prenotazione alle agenzie Sabre o Amadeus autorizzate a effettuare il Claim del PNR una volta che l’operazione sia stata chiusa e sia pronta per l’emissione (concordata quantità di passeggeri, tariffa, rotta, data e classe).

Per agenzie non autorizzate o con altri GDS, LATAM gestisce la prenotazione e l’agenzia dovrà lavorare con passivi. In tutte le prenotazioni di gruppi, gli elementi obbligatori richiesti con il Tempo Limite di emissione sono: Nomi, DOCS, FOID (nei mercati in cui è obbligatorio) e un PCTC per gruppo. Gli Agenti di Viaggi hanno la responsabilità di fornire al responsabile LATAM tutte le informazioni obbligatorie prima dell’emissione del gruppo.

In ogni caso, va considerato che le informazioni nel PNR devono essere inserite separatamente in non più di 5 elementi per ciascuna chiusura di PNR.

Le emissioni di Tour Conductors associate a routings domestici implicano lo split della prenotazione di questo passeggero affinché LATAM processi l’emissione.

Qualora non siano presenti le informazioni necessarie, il giorno di scadenza del TL di emissione si procederà a cancellare le prenotazioni. Se la prenotazione ha solo alcuni ticket, si cancelleranno tutte le quote senza ticket.

Le Agenzie di Viaggi Non BSP devono emettere in LATAM. Le emissioni di gruppi possono avere un costo per il servizio associato secondo quanto definito per ciascun mercato.

Le Agenzie di Viaggi BSP emettono nel proprio ticket stock applicando i passaggi stabiliti secondo il relativo sistema di distribuzione.

Per emettere l’agente di viaggi utilizzerà Q, Fare Basis e tariffe in vigore che troverà nel sito web. Come di consueto, la tariffazione si farà manualmente ma considerando quanto segue:

a) Le informazioni per l’emissione devono essere estratte dal sito web dei gruppi www.serieslatam.com
b)  Cliccando sull’opzione “accedere” si possono visualizzare tutte le informazioni del gruppo.
c) Per la creazione della maschera manuale si deve verificare la tariffa che appare nel sito, la Q (se applicabile), il farebasis nel campo con lo stesso nome e il tourcode di emissione (appare nell’intestazione di ciascun gruppo). Se un gruppo ha tratte Longhaul e DOM/REG è possibile che si debbano utilizzare farebasis distinte che saranno visualizzate nei campi Farebasis e Farebasis SH.
Al momento dell’emissione si assegna la commissione standard stabilita che può anche essere visualizzata nel sito (campo commissione).

La tariffa netta commissionabile corrisponde al netto commissionabile negoziato e alla Q in vigore della regolazione tariffaria.

Il ticket dovrà includere in Trasferimenti/Restrizioni GRP/NON END NON REF CHG FEE APPLIES e nella casella tour code il codice che appare nel sito nella casella Tourcode.

Per quanto riguarda la costruzione della tariffa, è sufficiente emettere con tariffa BULK o IT, seguendo questo esempio:
SCL LA X/GRU LA EZE LA X/GRU LA SCL M/IT END
Le tasse devono essere calcolate nel proprio GDS al momento dell’emissione.

Nel caso di Perù ed Ecuador, per emettere si dovrà usare la tariffa netta fornita tramite il sito web dei gruppi e dividere questo importo tra la quantità di segmenti come nella prenotazione, infine calcolare le tasse e le imposte che corrispondono alle rotte prenotate. Va ricordato che secondo la normativa in vigore in materia di ricevute di pagamento, tutti i biglietti devono essere emessi con la tariffa e le tasse corrispondenti che devono essere riportate sui ticket dei passeggeri.

È obbligatorio inserire nell’emissione il Tour Code  e le sigle definite in Trasferimenti/Restrizioni del ticket, altrimenti l’emissione sarà soggetta ad ADM con motivo di irregolarità tariffarie.
L’Agenzia di Viaggi nell’emissione dovrà sempre includere il Tour Code generato da LATAM senza anteporre alcun elemento aggiuntivo.

Le riduzioni di gruppo (SPLITS) o modifiche di nomi dell’ultimo momento dovranno rispettare la politica dei gruppi stabilita. Se la modifica rientra all’interno del quadro di queste definizioni, il responsabile LATAM inserirà un SSR OTHS autorizzandola. Per es.:
"AUTH CHG NAME PSGR JULIO BRAVO TO JULIA CALVO"
"AUTH SPLIT PSGR MENDEZ AND PSGR LOPEZ”
Qualunque richiesta di modifica ai segmenti di voli o nomi per passeggeri specifici dovrà essere valutata, in caso di accettazione si dovrà lavorare da un nuovo PNR. Per questo motivo, l’agenzia dovrà effettuare lo "Split" di tali passeggeri e il record risultante dovrà essere cancellato in attesa del PNR sostitutivo (soggetto a un nuovo "claim").

Si potranno richiedere fino a 9 passeggeri aggiuntivi, che saranno generati in un altro PNR che fa riferimento al gruppo originario Saranno valutati alle stesse condizioni dell’originale e si confermerà se possono essere accettati sul volo con i criteri e le massime di gruppo applicabili ai voli. I TL da applicare sono quelli del gruppo originario.

Gli Agenti di Viaggi dovranno inviare un’e-mail all’area dei gruppi indicando il gruppo padre e che si tratta di un ADDPAX.

Questo genera un nuovo PNR, il Responsabile Assistenza Agenzie incaricato del gruppo inserirà un OSI con il codice del PNR della prenotazione padre.

Tutte le modifiche precedenti all’emissione dovranno essere supportate da SR OTHS, altrimenti verrà generata una risposta di cancellazione dei segmenti di volo (stato NO, HX).
Una volta iniziato il viaggio, le modifiche di data/volo di ticket saranno consentite soltanto tramite LATAM e soltanto se la regolazione tariffaria lo permette. Il rimborso non è consentito.
 
Cambio a nuovo biglietto

Si consente fino al 30% di cambi a un nuovo biglietto per ticket con voli 100% domestici Argentina, Cile, Colombia, Ecuador e Perù.

Il cambio dovrà essere processato come riemissione storica, senza differenza tariffaria né addebito di penali (indipendentemente dalle regolazioni del ticket), con waiver di supporto, tramite il Group Desk.

Da considerare che si devono mantenere i voli e le date negoziate per il gruppo (non si applica se si cambiano date, voli o classi).Questo cambio potrà essere effettuato con un anticipo fino a 03 ore prima della partenza del volo in caso di riemissioni effettuate in orario lavorativo in Argentina, Cile, Colombia, Ecuador e Perù.

Se il cambio si effettua nella finestra del check-in, si dovrà effettuare il check-in del nuovo passeggero per non generare impatti in aeroporto.Se il passeggero originario ha già fatturato i bagagli, il cambio non potrà essere effettuato.

Nei voli marketing non è possibile assegnare posti per gruppi. Per gruppi interlinea non ci sarà l’assegnazione dei posti.

L’assegnazione del posto è disponibile per il capogruppo o i suoi membri tramite latamairlines.com e il portale Agenzie.

A seconda del sistema di distribuzione dell’agenzia, una volta effettuato il claim della prenotazione, questa potrà assegnare i posti.

Informazioni di base:

Si considera Tour Conductor la persona che accompagna il gruppo. LATAM offre questo prodotto soltanto per gruppi ad hoc. Non si applica per Series. LATAM fornisce un TC ogni 15 passeggeri a pagamento. 

Richiesta:

La richiesta del TC si fa direttamente dal sito web dei gruppi www.serieslatam.com. Quando l’agenzia effettua l’ordine del gruppo dovrà fare clic sulla casella di controllo TC, indipendentemente dal fatto che la rotta sia domestica, regionale o internazionale. 

Emissione:

L’emissione dei Tour Conductors associati a un gruppo (un pax free ogni 15 passeggeri), sarà effettuata dall’agenzia. La maschera di emissione sarà caricata manualmente a tariffa 0, indipendentemente dalla classe di prenotazione associata, con il seguente fare basis: YCG00G10. La franchigia bagaglio sarà la stessa del gruppo, 1 PC.

L’agenzia dovrà pagare unicamente le tasse associate a questo routing.

Ogni volta che è necessario emettere un Tour Conductor si dovrà contattare il team dei gruppi di LATAM negli orari di assistenza stabiliti, il quale inserirà un SR OTHS YY con un numero di autorizzazione che garantisce questa emissione e che è obbligatorio includere nel trasferimento del biglietto. 

Una volta emesso il ticket, si dovrà comunicarlo al team dei Gruppi di LATAM. 

Qualsiasi emissione a tariffa 0 che non rispetti questa procedura o in cui non si informi LATAM secondo i passaggi indicati sarà soggetta ad ADM per il valore della tariffa full fare.

Il Tour Conductor si può aggiungere solo al momento della richiesta.

Vi informiamo che la funzionalità di Check-in dei Gruppi per il nuovo sito web di LATAM non è al momento disponibile, pertanto il check-in dovrà essere effettuato in aeroporto.

I passeggeri dei gruppi dovranno effettuare il check-in in aeroporto tramite il Kiosco inserendo il numero di ticket.

È importante avvisare i passeggeri dei Gruppi di arrivare in aeroporto in congruo anticipo il giorno del volo.

Vi ricordiamo che è importante aggiungere gli elementi SSR DOCS e SSR FOID per facilitare il check-in.

Le agenzie dovranno considerare quanto segue al momento di lavorare le proprie prenotazioni di gruppo con LATAM:

• Richiedere il record LATAM per fare il CLAIM per le agenzie autorizzate. Le agenzie non autorizzate o con sistemi di distribuzione diversi da Amadeus o Sabre dovranno inviare le informazioni con il dettaglio di nomi, Foids, DOCS, ecc. per completare la prenotazione.
• Le agenzie che lavorano su prenotazioni con Claim dovranno inserire i dati separatamente con un massimo di 5 elementi per ciascuna chiusura (end of transaction) di PNR.
• Inserire la totalità di nomi, FOID, DOCS, numero di ticket e posti.
• Inserire numero di operazione fornito da LATAM nel campo Tour Code.
• Canalizzare tramite LATAM qualsiasi modifica alla prenotazione.
• Prima dell’emissione si dovrà confermare con il proprio responsabile LATAM che le condizioni negoziate non hanno subito modifiche in caso di variazioni tariffarie.
• Informare i propri passeggeri dei cambi di itinerario

La possibilità di fare Claim è a disposizione di tutte le agenzie autorizzate con GDS Sabre e Amadeus, è sufficiente che abbiano il record della prenotazione per poter fare claim, rispettando sempre le seguenti condizioni:

• La prenotazione non è stata emessa
• Il PNR deve avere l’elemento TL
• Tutti i segmenti devono essere stati confermati
• Il PNR non deve avere un claim precedente
• Non deve avere segmenti OPEN
• Si applica solo a gruppi con routings 100% online (non si applica a voli codeshare)
• La consegna del record avverrà entro 72 ore dalla scadenza del TL, a condizione che sia confermata la chiusura dell’operazione. Ciò implica aver definito la quantità di passeggeri, tariffa, data e routing.
• La quantità di nominativi coincide con la quantità di quote prenotate, ossia tutti i nominativi dei passeggeri devono essere stati inseriti nella prenotazione prima di effettuare il claim.
• Non sono coinvolti segmenti NON aerei.
• Dopo il CLAIM della prenotazione, l’agenzia ha la responsabilità di inserire DOCS, FOID e posti (qualora la tariffa lo permetta) nella prenotazione.
• Non sono consentite modifiche all’itinerario (data, volo o classe di prenotazione) dall’agenzia di viaggi una volta effettuato il CLAIM, essa potrà solo inserire informazioni
• Non saranno processate estensioni di TL una volta effettuato il CLAIM
• Una volta effettuato il trasferimento (CLAIM) alle agenzie:
  • Qualunque richiesta di modifica all’itinerario o alle condizioni negoziate sarà valutata da LATAM e dovrà risultare in un nuovo record. Non si dovrà lavorare sul PRN originale.
  • Qualunque modifica alla prenotazione di passeggero/segmento sarà valutata tramite LATAM, che deciderà se procedere o no con il cambio. Se applicabile, l’agenzia dovrà separare (split) i passeggeri interessati dalla modifica dal proprio sistema e tale modifica risulterà in un nuovo PNR sabre. Fatto questo, il responsabile LATAM deve creare un nuovo record sostitutivo, che sarà soggetto a CLAIM.

Dal 1 maggio, quando si emette un gruppo o una serie LATAM in qualsiasi GDS, apparirà un nuovo concetto, denominato surcharge, che sarà indicato come tassa YR. Questo surcharge potrà essere evitato per gruppi e serie seguendo questi passaggi:

Per emettere l’agente di viaggi utilizzerà le Fare Basis e le tariffe in vigore che troverà nel sito www.serieslatam.com conformemente alla procedura stabilita.

Il giorno dell’emissione, dopo aver generato la maschera manuale seguendo le istruzioni che si trovano nel modulo “ticketing instructions” del sito, si procederà a calcolare nel GDS le tasse in vigore del giorno.

Una volta che la maschera è completa, con tariffa, farebasis, TC e tasse, il passo successivo consiste nell’eliminare il valore che figura come tassa YR per procedere con l’emissione. Tenere in considerazione che se nella maschera di emissione c’è qualche tassa applicata in percentuale alla tariffa, per esempio tassa PE, questa dovrà essere sistemata manualmente e calcolata sul valore della tariffa senza considerare l’YR. Dopo aver eliminato questo concetto e sistemate le tasse in percentuale, è possibile emettere normalmente i biglietti.

Seguendo queste istruzioni ogni gruppo o serie sarà esente dall’addebito del surcharge. Qualsiasi altra manipolazione di tassa o tariffa al momento dell’emissione sarà soggetta all’invio di ADM.

Questo processo di emissione si applica soltanto a gruppi o serie richiesti da agenti di viaggi.