Si considera prenotazione individuale quella che contiene un massimo di 9 passeggeri in uno stesso record. Le prenotazioni per 10 o più passeggeri sono considerate prenotazione di gruppo. Tutti i passeggeri inseriti in un medesimo PNR devono avere lo stesso itinerario e la stessa classe di prenotazione.

Gli elementi richiesti da LATAM per ogni prenotazione sono:

• Nome dei passeggeri
• Tratte aeree
• Numero di telefono di origine e destinazione
• E-mail
• Contatto d'emergenza per tutti i nostri voli (PCTC)
• Identificazione del passeggero (FOID y/o DOCS). Controllare considerazioni.
• Tempo limite di emissione in base alla
• Tariffa
• Informazione di Frequent Flyer

La prenotazione del posto è permessa soltanto per biglietti emessi. Quando si emette il biglietto, se la tariffa lo consente, l'Agente di Viaggio deve offrire l'assegnazione del posto. In caso di riemissione si deve provvedere anche all'assegnazione.

1. Nome Passeggeri

• Inserire il nome completo (cognome e nome) in base al documento che sarà utilizzato per il viaggio. Nel caso in cui il sistema di distribuzione emetta il biglietto con il nome e/o i cognomi incompleti (per parametri del ticket), le compagnie aeree rispetteranno l'informazione presente nella prenotazione e pertanto questa deve coincidere con il documento di viaggio.
• Nel caso di passeggeri minorenni, deve obbligatoriamente essere specificato il tipo di passeggero: CHD (02 anni a 12 anni incompleti) o INF (0 anni a 2 anni incompleti). È inoltre obbligatorio inserirei il SSR CHLD e SSR INFT in tutte le riserve che abbiano questi tipi di passaggeri.
• Per passeggeri con solo un nome o cognome, la prenotazione deve essere realizzata secondo lo standard IATA; nome o cognome / titolo. Esempio: Nome o cognome del passeggero è LEE: LEE/MR.

2. Segmenti aerei

• La prenotazione può contenere tratte one way, round trip, open jaw e/o connessioni o transfer a seconda della rotta e della tariffa. Inoltre la prenotazione può contenere arrivi sconosciuti (ARNK).
• I segmenti aerei non devono essere separati perché sono soggetti a restrizioni tariffarie.

MCT - Minimum Connecting Time (Tempo Minimo di Collegamento)

Il tempo minimo di collegamento è determinato dall'aeroporto e dalla compagnia aerea. Ogni volta che viene effettuato un collegamento manuale, si dovrà controllare se rispetta il tempo minimo richiesto.

Quando si conclude la prenotazione il GDS informa se questa soddisfa il tempo minimo di collegamento richiesto. I collegamenti forniti dal GDS rispettano quanto consentito dagli aeroporti e dalle compagnie aeree.

I collegamenti manuali o quelli non consentiti su biglietti separati NON saranno garantiti dalle compagnie aeree. A differenza dei collegamenti garantiti dai sistemi per i quali la compagnia aerea deve obbligatoriamente assumersi la responsabilità della sistemazione del passeggero.

3. Contatto Passeggero:

L’Agente di Viaggi deve domandare in maniera proattiva al suo cliente, durante il processo di prenotazione o di emissione del biglietto, se desidera fornire le proprie informazioni di contatto alla compagnia aerea.

La volontà del passeggero di voler fornire i propri dati, deve essere esplicitamente manifestata nel PNR, sia che accetti sia che rifiuti la richiesta. Per indicare questo, devono essere introdotti appropriatamente i seguenti dettagli:

• SSR CTCM (Special Service Request – Customer Contact Mobile Telephone)
• SSR CTCE (Special Service Request – Customer Contact E-mail)
• SSR CTCR (Special Service Request – Customer Contact Refused) 

Per maggiori informazioni su come inserire i dati di contatto in una prenotazione, guardare questi esempi.

In aggiunta, qualora lo desiderasse, l’agente emittente può  potrebbe voler inserire le proprie informazioni di contatto ed il nome dell’Agenzia di Viaggi. In tal  caso l’agenzia riceverà una notifica, ma non verranno sostituite le informazioni del cliente. aqui hay un enlace a un pdf en inglés.

Chile:

Nello stato del Cile, secondo la legge 21398, viene stabilito che tutti i canali di vendita, incluse le agenzie di viaggio, hanno l'obbligo di registrare i contatti dei passeggeri nelle prenotazioni al fine di permettere alle Compagnie aeree di poter informare di eventuali modifiche/cancellazioni. La mancanza di compimento di tale obbligo, risulterebbe in penali alla compagnia aerea. Per questo motivo, nei casi in cui il contatto non sia stato inserito dall'agenzia di viaggio, LATAM dovrà trasferire la somma all'agenzia responsabile dell'emissione del biglietto. Nel caso in cui il passeggero si rifiutasse di fornire il contatto, si dovrà inserire remark nella prenotazione per eventuali reclami e/o azioni legali.

4. Tempo limite (TL)

• Il TL deve essere adeguato alle condizioni di acquisto anticipato (ADVP) specificate nella regolamentazione tariffaria.
• La prenotazione sarà cancellata automaticamente da LATAM se allo scadere del TL il biglietto non è stato emesso.

5. Contatto d'Emergenza (PCTC)

• Il PCTC deve essere inserito nella prenotazione prima della realizzazione del viaggio: questo sarà richiesto obbligatoriamente al momento del check-in, ma è raccomandabile inserirlo al momento in cui si crea la prenotazione.
• Si applica a rotte nazionali e internazionali.
• Questo tipo di contatto non si utilizza applica per scopi effetti di notifica prima delle riprogrammazioni o delle cancellazioni del volo.

6. FOID

• È obbligatorio in tutti i paesi per l'emissione del biglietto ad eccezione degli Brasile, Stati Uniti e del Messico dove è un elemento opzionale.
•  Deve includere il tipo di documento, paese di emissione del documento e il numero di documentazione.
•  Si deve inserire per ogni passeggero ADT e CHD della prenotazione.

7. DOCS (Document Secure Flight)

• Per gli Stati Uniti è obbligatorioavere il SR DOCS al momento dell'emissione.
• Corrisponde alla documentazione che il passeggero utilizzerà per l’ingresso nel paese entrare nel luogo di destinazione.
• Questa informazione deve essereinserita per ogni passeggero adulto CHD e INF.
• Contiene i seguenti elementi:
  • Nome e cognome
  • Numero di documento
  • Paese di emissione
  • Data di nascita
  • Genere

Per viaggi internazionali e nazionali da/attraverso/verso gli USA è obbligatorio:

• Nome completo così come riportato nel documento di viaggio.
• Data di nascita
• Genere
• Carichi pendenti (SSRDOCO) se si applicabili

8. Frequent Flyer

• L'Agente di Viaggio deve inserire il numero del Frequent Flyer LATAM Pass (miglia/punti) almomento di fare una prenotazione.
• Nelle prenotazioni emesse saldate è importante inserire il numero di Frequent Flyer per l'accredito automatico (miglia).

• Tempo Limite
• PRN Duplicato
• Falso No-Show Per i casi in cui il passeggero dichiara di avere volato e le tratte della sua prenotazione sono cancellate per NO SHOW, l'Agente di Viaggio dovrà contattare l'Assistenza Agenzie
• Incoerenze tra prenotazioni e biglietto. Tutte le prenotazioni che presentano discrepanza tra i segmenti di volo e il biglietto, sono rilevate nei processi di controllo di gestione del volo ottimizzazione dell'inventario. Si procede a cancellare le prenotazioni con biglietti duplicati o con status di Void, Refund, Exchange, Used.

Le Agenzie di Viaggio potranno richiedere soltanto informazioni sulle prenotazioni nei seguenti casi:

L'Agente di Viaggio deve comunicare  il record della prenotazione all'Assistenza Agenzie, i dati forniti dall'Agente devono coincidere con i dati della prenotazione e con la responsabilità che compare sulla stessa.

I dati da verificare sono:

• Nome dell'Agente di Viaggio
• Telefono dell'Agenzia
• Dati del passeggero (nome, tratte del volo)

LATAM non fornirà informazioni se l'Agente di Viaggio non è in possesso del codice di prenotazione o se i dati forniti non coincidono con quelli inseriti nella prenotazione. 

È un prodotto a cui hanno accesso le Agenzie di Viaggio con sistema Sabre,  che permette di trasferire la responsabilità della prenotazione fatta in LATAM al sistema di distribuzione che reclama la prenotazione per sé.

Potranno realizzare il claim soltanto le agenzie in possesso del permesso da parte di LATAM per accedere purché soddisfino le seguenti condizioni:

• La prenotazione non sia stata emessa
• Non esista nella prenotazione nessuna tratta già volata
• Non si tratti esclusivamente di segmenti OPEN
• Non esista un claim fatto precedentemente da un'altra agenzia
• Non siano inclusi segmenti NON aerei

Dopo che il sistema ha trasferito il record, appare un OSI con l'informazione e la prenotazione passa al 100% sotto la gestione dell'Agenzia da cui è stata recuperata e smette di essere sotto il controllo di LATAM.

È prodotto dei GDS che funziona in base a segmenti passivi. Vale a dire che i segmenti non generano messaggio di vendita ma sono solo copie di una prenotazione fatta, diretta a un altro sistema e l'unico scopo è che un'agenzia possa emettere un biglietto per una prenotazione che non è stata fatta direttamente sul suo GDS.

Al momento di creare una prenotazione, emettere o modificare un itinerario, l'Agente di Viaggio deve sempre controllare se le tratte dell'itinerario corrispondono a tratte sposate perché non è possibile separare tali segmenti.

Nel realizzare cambi di tratte spostate (associati, congiunti o married segments) il sistema mostrerà il seguente messaggio: PARTIAL CXL OF MARRIED SEGS NOT ALLOWED

Gli unici casi in cui è autorizzata la separazione di segmenti sposati nelle prenotazioni con biglietto emesso - purché non si ignorino i diritti di traffico esistenti su certe rotte - sono: 

• Protezioni per cambi con responsabilità LATAM
• Prenotazioni di UPG LATAM Pass (miglia/punti) in una delle tratte originali.

Le modifiche permesse per prenotazioni non emesse sono:

• Cancellazione passeggeri neonati
• Cancellazione di prenotazione completa
• Separazione dei passeggeri (SPLIT)
• Modifica di tratte di volo (con nuova tariffazione della prenotazione)
• Modifica dei contatti della prenotazione
• Aggiunta/eliminazione di commenti nella prenotazione.

I cambi di nome a livello di prenotazione non sono permessi per la politica della compagnia. Sarà possibile soltanto cancellare la prenotazione esistente del passeggero e creare una nuova prenotazione in base alla disponibilità esistente in quel momento.

Non è permesso bloccare spazi per passeggeri fittizi al fine di assicurarsi particolari tariffe di vendita.

Non è permesso apportare modifiche a prenotazioni non emesse da Agenzie di Viaggio o altre compagnie aeree. 

Esistono prenotazioni che, pur se create separatamente, riguardano passeggeri che viaggiano insieme. Ciò può dipendere da una richiesta del passeggero, da tipi di tariffa diversi, ecc.

Ad esempio, un bambino che per tariffa ha una classe di prenotazione diversa da quella del genitore, si renderà necessario creare due prenotazioni, ma associate tra loro, in modo che i due passeggeri siano riconosciuti come famiglia e possano essere sistemati vicini tra di loro.

Se il sistema non fornisce un'opzione automatica o se la prenotazione è già stata creata, l'associazione deve essere fatta attraverso un OSI con il record dell'altra prenotazione su ciascuna.

È possibile emettere documenti con l'identificazione di emissione LATAM soltanto su voli LATAM o con compagnie aeree marketing e operating, con cui LATAM ha un accordo MITA o BITA. Le compagnie dell'holding LATAM hanno diversi accordi di emissione elettronica interlineare (IET) che devono essere verificati direttamente nel sistema prima di qualsiasi emissione.

1. Norme Generali di Emissione

Per l'emissione, si deve usare sempre la tariffazione automatica del sistema. 

È possibile emettere soltanto un biglietto nominativo per ogni passeggero.

È obbligatorio emettere i biglietti nell'ordine in cui saranno utilizzati, visto che secondo quanto stabilito dalla normativa IATA vigente, e’ richiesto volare tutti i coupons del biglietto nell’ordine in cui e’ stato emesso. Per eccezioni riguardanti disposizioni legali per l'uso di tratte per no show volontario, vedere il capitolo  Modifiche del biglietto

La validità dei biglietti è:

• Biglietti completamente inutilizzati - 12 mesi dalladata di emissione. inizio del viaggio. Per eccezioni Covid-19, perticket emessi entro il 31ago2020 con inizio del viaggio originale tra 01mar2020 e 31dec2020 sipotrà effettuare il cambio fino al 31dec2021 secondo la disponibilità in sistema.
• Biglietti parzialmente utilizzati - Secondo la validità massmia della tariffa.

La valuta in cui si pubblicano le tariffe internazionali sarà stabilita nel paese di origine del viaggio. Es. le tariffe internazionali in Cile sono pubblicate in dollari, le tariffe domestiche sono pubblicate in CLP. La valuta di emissione sarà quella utilizzata nel paese d'acquisto.

Non si permette l'emissione di itinerari 100% offline con piastrina di emissione LATAM (itinerari con codici di voli di altre compagnie e assenza di voli marketing LATAM). Tutte le emissioni rispettano la risoluzione 852 che stabilisce che la piastrina di emissione da utilizzare, sarà quella di uno dei vettori partecipanti all'itinerario o su GSA.

Emissioni Off-line che non rispettino tutto quanto sopra indicato non sono considerate eccezioni e saranno soggette ad ADM.

D'accordo con la Resolution IATA 890, LATAM non autorizza l'uso di carte di credito di agenzie o titolari o dipendenti delle agenzie al posto della carta di credito del pax o della forma di pagamento scelta dal cliente senza previa autorizzazione per iscritto da parte di LATAM.

Per i mercati TIP (Transparency in Payments), la richiesta va inoltrata via BSP Link. 

Per ulteriori informazioni si prega di consultare la Política di ADM

2.  Eccezione emissione: esenzione di imposta GB per passeggeri tra 12 e 15 anni in partenza dal Regno Unito.

Passeggeri tra 12 e 15 anni in partenza dal Regno Unito sono esenti dall'imposta GB (APD Air Passenger Duty).

Questa imposta dovrà essere eliminata al momento dell'emissione del biglietto. Si applica indipendentemente dal paese di emissione. Applicabile soltanto ai passeggeri che viaggiano in Cabina Economy.

Si dovrà inserire l'età del passeggero in SSR DOCS, poiché si controllerà l'emissione la corrispondenza di questo SSR nella prenotazione.

I passeggeri con questi requisiti e che hanno un biglietto emesso con la riscossione dell'imposta GB, dovranno essere reindirizzati a un Responsabile del all'Assistenza Agenzie per poterne richiedere la restituzione.

Il processo di emissione varia in base al sistema di distribuzione.

Quando si esegue un'emissione da Agenzie di Viaggio di una tipologia di tariffa pre-concordata, si dovrà includere nel biglietto il Numero di Tipologia o Tour code.

Il check-in si svolge da 48 ore e fino 60 minuti prima del volo per gli aeroporti nazionali e 75 minuti prima del volo verso gli aeroporti internazionali e deve essere effettuato attraverso latam.com o l'app LATAM.

I passeggeri che necessitano di servizi speciali non potranno ottenere la carta d'imbarco fino al check-in.

Orario di presentazione in aeroporto 

L'orario di presentazione in alta e bassa stagione si riflette sulla carta d'imbarco che si consegna quando si realizza il check-in (attraverso latam.com o cellulare).   A livello generale, quando il passeggero non ha ancora una carta d'imbarco, la presentazione all'aeroporto può essere raccomandata secondo quanto indicato nel seguente link di latam.com