Important :

• Les prix de groupe sont basés sur les tarifs publics disponibles à la vente, et non sur les tarifs privés.
• Les tarifs de groupe ne sont pas soumis à commission.Les devis et réservations de groupes doivent être conformes aux considérations suivantes :
• Une réservation de groupe est considérée comme un dossier qui regroupe 10 passagers ou plus. Les devis et réservations de groupe ne peuvent être créés que directement par LATAM. Les réservations de groupe créées par des agences de voyage ne seront pas évaluées.
• Pour les marchés avec des Branded Fares, les groupes seront associés à des normes de Brand Plus.
• Les noms de groupe sont attribués par LATAM qui gère une réservation de groupe unique. Sauf pour les demandes effectuées via le formulaire de demande de groupe, où l'agence de voyage doit saisir le nom du groupe.
• Afin d'identifier les éventuels doublons et l'entreprise à laquelle ils correspondent, le nom du groupe doit être correctement saisi dans l'application. Il doit contenir un minimum de 3 et un maximum de 23 caractères pour permettre une identification facile, les numéros, le nom de l'agence ou la ville de destination ne peuvent pas être indiqués et le mot "groupe" doit être omis.
• Les conditions initiales sont perdues lorsque le groupe se retrouve avec moins de 10 passagers.
• Les groupes LATAM doivent appliquer toutes les réglementations tarifaires à tous les stades de la négociation (vente-post-vente). Toutes les réglementations tarifaires seront prises en compte au moment de la cotation, mais si, entre la date de la demande et celle de l'émission, des modifications interviennent dans l'itinéraire du groupe en raison de la négociation, les réglementations suivantes pourront être ignorées au moment de l'émission : MIN/MAX, ADVP, Day Application et Flight Application.
• Cette exception ne s'applique qu'à la première émission et non aux réémissions.
• Pour les groupes DOM Colombie, en plus de l'application MIN/MAX/ADVP/Day Application y Flight Application, les Blackouts (BO) ; Stopover (SO) ; Season (SE) ne doivent pas être pris en compte. 
• Pour tous les marchés, LATAM délivrera le tarif net plus la file d'attente (tarif + Q), qui seront tous deux calculés au moment de la réservation et respectés au moment de l'émission (montant total).
• Les frais de service s'appliquent selon les modalités définies pour chaque marché.
• Sur les marchés autorisés, la réservation de groupe sera transférée à l'agence de voyage tant que l'entreprise n'est pas fermée.
• Les groupes suivants doivent être approuvés par LATAM Corporate Security, qui définira les conditions d'embarquement.
• Groupe d'enfants entre 2 et 11 ans : le ratio d'accompagnateurs pour ces groupes est le suivant Groupes entre 2 et 6 ans (1 accompagnateur pour 4 enfants), Groupes entre 7 et 11 ans (1 accompagnateur pour 20 enfants). Au-delà de ce nombre, 1 accompagnateur supplémentaire sera nécessaire pour chaque augmentation de 1 à 10 enfants. Exemple : avec 21 enfants, 2 accompagnateurs seront nécessaires.
• L'accompagnateur doit être un adulte légalement responsable, âgé de plus de 18 ans et exerçant une activité indépendante.
• Le responsable de LATAM introduira un SSR CKIN dans la réservation en indiquant le nom du passager responsable du groupe : par exemple, PAX JUAN PEREZ CHARGÉ GROUPE SCOUT ÉCOLE APOQUINDO.
• Toute demande de groupe comprenant des passagers handicapés sera soumise aux mêmes exigences que pour les passagers individuels, c'est-à-dire qu'ils seront embarqués sans restriction tant qu'ils en seront capables :
  • Comprendre et respecter les consignes de sécurité.
  • Auto-assistance en cas d'évacuation de l'avion, et
  • soient capables de se déplacer et de s'occuper de leur alimentation et de leur hygiène

Les passagers du groupe qui ne peuvent pas se conformer à ce qui précède doivent voyager avec une personne accompagnatrice, conformément aux définitions établies pour leur transport indiquées dans la section Passagers handicapés ou ayant des besoins d'assistance particuliers.

L'agent de voyage, lorsqu'il complète les noms des passagers sur la réservation, doit inclure les codes SSR associés aux besoins particuliers du passager, c'est-à-dire pour les passagers aveugles SSR BLND, les passagers sourds SSR DEAF, les passagers handicapés SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, etc. comme dans les réservations individuelles.

Les contacts du chef de groupe sont obligatoires à la fois au point d'origine et au point de destination pour toute notification nécessaire.

• Les devis pour les itinéraires interlignes ne seront pas acceptés si LATAM ne participe pas à l'itinéraire.
• Les offres de groupes interlignes sont soumises à l'évaluation de chaque opérateur et peuvent impliquer des ajustements de classe et de tarifs négociés. Les groupes provenant d'origines différentes mais comprenant un minimum de 10 passagers et ayant la même destination finale peuvent être traités comme des groupes.
• Toute demande de cotation de groupe doit comporter les informations suivantes :
  • Identification du demandeur : coordonnées de l'agence (numéro IATA), nom de l'agent, contacts (téléphone, courriel, etc.).
  • Identification du groupe : nombre de passagers, type de passagers (adultes ou enfants), résidents ou étrangers. Caractéristiques du type de groupe : entreprise, ethnie ou tourisme, et s'il s'agit de jeunes, d'enfants (CHD), d'adultes sans enfants, de familles ou de personnes âgées. Si le groupe comprend des passagers handicapés, indiquez le type de handicap.
  • Définition du type de cabine : Executive et Economy (classe de service).
  • La destination et l'itinéraire du groupe, ainsi que les dates et heures de voyage possibles. Il est obligatoire de mentionner un vol préféré. S'il y a des étapes d'autres transporteurs dans l'itinéraire, il faut l'indiquer.
• Aucune réduction n'est accordée au titre de la CHD.
• Les groupes sur les vols intérieurs Chile peuvent être négociés et vendus pour un aller simple et/ou un aller-retour.

• Les agences de voyages doivent acheminer leurs demandes par le canal établi par le bureau régional.
• Pour les réservations de séries de groupes, voir le "Manuel Web" dans Support Agence / Manuels et outils / LATAM Series by LATAMTRADE

Lorsque LATAM confirme la demande de groupe, le PNR est généré (48 heures plus tard) et l'agence de voyages est informée du délai de réponse établi pour les différentes étapes par courrier électronique ou sur la plateforme correspondante.

Le délai de réponse pour les demandes de segments interlignes internationaux dépend de l'opérateur concerné.

Délai d'acceptation des conditions commerciales et de tarifs : correspond à la période de jours après la création de la réservation pour accepter les conditions commerciales (délais, itinéraires et tarifs), si les conditions susmentionnées ne sont pas acceptées, la réservation sera automatiquement annulée.

Date limite de paiement pour les agences non BSP : correspond au jour où la réservation sera annulée s'il n'y a pas de paiement ou d'émission

Agences BSP : la réservation de groupe restera en statut GN jusqu'au jour où les pénalités deviennent valides, après quoi la réservation passera en statut HK. Cela ne signifie pas que le tarif négocié peut changer ou que le quota du groupe n'est pas confirmé jusqu'à ce jour. Le quota et le tarif initialement négociés seront respectés tout au long du processus.

Les réservations seront marquées "NEW AGREEMENT GROUP" pour identifier celles qui correspondent à ce nouveau flux.

Les délais sont séparés selon qu'il s'agit d'itinéraires nationaux ou internationaux

Dans le cas d'une réservation de groupe où l'itinéraire est composé de plus d'une compagnie, les conditions TL qui s'appliqueront

• International s'il y a au moins une étape internationale.
• Domestique dans le cas des vols 100%DOM.

Les délais suivants s'appliquent aux réservations de groupe effectuées en Argentine, en Bolivie, au Chili, en Colombie, en Équateur, en Europe, au Pérou, au Paraguay, en Uruguay, au Mexique, en Océanie et aux États-Unis.

Une fois que le client a accepté le tarif et les conditions commerciales, il doit joindre le document contenant les détails et les conditions du groupe tamponné (avec le cachet de l'agence) et le nom du cadre de l'agence chargé de coordonner le groupe. Cela permet de s'assurer que la réservation est bloquée. Les agences DCP doivent introduire la note d'acceptation ACCEPTED GRP.

Délai d'acceptation de la police : 

Agences Reste des marchés :

Considérations :

La liaison Santiago (SCL) - Île de Pâques (IPC) est considérée comme une liaison régionale.

Les agents de voyage doivent vérifier que la TL est saisie dans le bon format, sinon la réservation sera automatiquement annulée par LATAM.

Cette section ne s'applique qu'aux agences qui émettent par l'intermédiaire de LATAM.

Le dépôt ou le prépaiement doit être effectué directement auprès de LATAM.

Dans les cas où aucune pénalité ne s'applique, le montant du prépaiement sera utilisé pour l'émission de groupe effectuée par l'intermédiaire de LATAM.

Les agences de voyages doivent tenir compte des éléments suivants lorsqu'elles établissent un devis pour un groupe :

• Le directeur du service de l'agence informera l'agence de voyage du montant de l'acompte (prépaiement) en précisant le code PNR, le nom du groupe et le nombre de passagers.
• L'agence de voyages émettra un EMD-S par l'intermédiaire de son système de distribution. Pour ce faire, l'agence de voyages doit créer une réservation fictive afin d'émettre l'EMD-S pour le prépaiement de groupe.
• Une réservation individuelle (un espace) doit être créée avec 1 segment de vol en classe Y sur le premier vol LATAM du groupe. Le champ "nom" doit indiquer l'EMD/le nom du groupe.

• ex : 1.1EMD/ECOLE NACIONALE émettre EMD-S dans le cadre de la réserve théorique en tenant compte de ce qui suit :

Code (Reason for issuance code): D

Définition : Prépaiement du groupe

Sous-code (Reason for issuance code): 997

Remark (Commentaires) : Nom du groupe, nombre de passagers (TCxx) et code de réservation

• L'EMD-S est créé en statut OPEN et le champ Endorsements/Restrictions indique NON REF.
• L'agent de voyage est tenu d'annuler la réservation fictive dans les deux heures suivant l'émission de l'EMD-S et d'envoyer l'image au cadre du service de l'agence responsable du groupe. Dans l'objet de l'e-mail, il est obligatoire d'indiquer le code PNR, le nom du groupe et le nombre de passagers. 

Par exemple : RT YXBJAQ, GRP BHP SUMMER, TC25.ex :OAKFUA1.1EMD/ NATIONAL COLLEGE GROUPNO ITINTKT/TIME LIMITT-27JUN-EGR5FE7TE 0452119052798 EMD/G EGR5FE7 1519/27J

• Le service exécutif de l'agence introduira le numéro EMD-S dans le PNR du groupe au moyen d'un SSR. Par example : SSR OTHS PREPAYMENT GRP TC EMD-S 045-XXXXXXXXXXXXXXXX/ USD xxx/ date.
• Le gestionnaire du service de l'agence LATAM vérifiera l'exactitude de l’émission (montants, code et sous-code de l’émission du document EMD-S). En cas d'erreur d’émission, l'annulation de l'EMD-S doit être demandée dans le même jour calendaire.
• Une fois cette validation effectuée, le responsable LATAM (Inside Sales/Group Desk) saisit le SSR OTHS dans la réservation afin de modifier le TL d'émission.
• Ex : SSR OTHS YY - PREPAYMENT GRP TCxx EMD-S 045-XXXXXXXXXXXXXXXX/ USD xxx/ date.
• Dans les 48 heures suivant l'émission du billet du dernier passager du groupe, l'agence de voyage sera autorisée à procéder au remboursement indirect de l’EMD-S conformément à la politique actuelle en matière de pénalités pour prépaiement/dépôts.
• Les demandes de remboursement de EMD-S introduites avant l'émission du groupe seront rejetées.
• Les émissions d’EMD-S pour ces concepts NE SONT PAS COMMISSIONNABLES.
• L'EMD-S ne s'applique pas au paiement de frais ou de taxes.

Chaque place réservée et non émise sera pénalisée du montant du prépaiement par passager établi pour la route. Si le groupe n'est pas émis, ce prépaiement n'est pas remboursable et ne peut être réutilisé pour un autre groupe.

REMBOURSEMENT DU PREPAIEMENT (ne s'applique qu'aux agences émettant par l'intermédiaire de LATAM)

Pour les agences NON-BSP : un prépaiement de 100 % ou un paiement intégral sera autorisé sans pénalité (et sans dérogation) s'il est effectué dans les délais suivants :

Itinéraires long-courriers si l'annulation est demandée 90 jours ou plus avant le départ.

Itinéraires régionaux/domestiques si l'annulation est demandée 60 jours ou plus avant le départ.

L'administration et le contrôle des délais (TL) relèvent de la responsabilité de LATAM. Toutefois, dans le cas d'itinéraires interlignes, l'opérateur concerné peut activer des avis dans la réservation indiquant l'émission avant le délai indiqué (TL).

Pour les pays ou agences où le paiement anticipé ou le dépôt groupé s'applique, le montant de ce dépôt dépendra également du paiement anticipé, du délai d'émission et de l'itinéraire réservé. Seront appliqués les délais (TL) et les montants de pénalité détaillés dans ce chapitre.

Agences de voyage : (non applicable pour le Brésil), chaque place annulée sera soumise à une pénalité par ADM, dont le montant dépendra du préavis d'annulation, de la valeur du tarif et de l'itinéraire réservé. Le calcul de la pénalité sera basé sur le tableau suivant :

Ces pénalités sont explicitement mentionnées dans le contrat signé par l'agence lors de l'acceptation du groupe, par conséquent aucune contestation injustifiée de l'ADM ne sera acceptée. Dans les cas où une exonération de la valeur de l'ADM s'applique, l'exonération doit être demandée avant la contestation et le numéro de folio de l'exonération doit être inclus dans le motif de la contestation.

Pour les agences NON-BSP : les éléments suivants doivent être pris en compte lors de l'application de la pénalité :

Les agences de voyage non-BSP doivent émettre sur LATAM. L'émission groupée peut être assortie de frais de service définis pour chaque marché.
Les agences de voyage BSP émettent sur leur propre stock de billets en appliquant les étapes établies selon leur système de distribution
Pour l'émission, l'agent de voyage utilisera la base tarifaire Q et les tarifs actualisés figurant sur le site web

Comme d'habitude, la tarification se fera manuellement en tenant compte des points suivants :

a) Les informations pour l'émission doivent être extraites du site web des groupes www.serieslatam.com

b) En cliquant sur l'option "accès", vous pouvez visualiser toutes les informations du groupe.

c) Pour la création du masque manuel, vous devez vérifier le tarif qui apparaît sur le site web, le Q (le cas échéant), la base tarifaire dans le champ portant le même nom et le tourcode d'émission (qui apparaît dans l'en-tête de chaque groupe). Si un groupe comporte des étapes long-courrier et DOM/REG, il peut être nécessaire d'utiliser des bases tarifaires différentes qui seront affichées dans les champs Farebasis et Farebasis SH.

Au moment de l'émission, la commission standard établie est incorporée et peut également être affichée sur le site web (champ commission)
Le taux net commissionnable correspond au taux net commissionnable négocié et au Q actuel de la réglementation tarifaire
Le billet doit inclure dans les avenants/restrictions GRP/NON END NON REF CHG FEE APPLIES et dans la case du Tourcode qui apparaît sur le site web dans la case Tourcode

En ce qui concerne la construction du tarif, il suffit d'émettre un tarif BULK ou IT, en suivant cet exemple :SCL LA X/GRU LA EZE LA X/GRU LA SCL M/IT ENDLes frais doivent être calculés dans votre GDS au moment de l'émission.

Dans le cas du Pérou et de l'Équateur, pour émettre le billet, il faut utiliser le tarif net fourni par le site web des groupes et diviser ce montant par le nombre de segments égaux de la réservation, et enfin calculer les taxes et les frais correspondant aux itinéraires réservés. N'oubliez pas que, conformément à la réglementation en vigueur en matière de titres de paiement, tous les billets doivent être émis avec le tarif et les taxes correspondants et doivent figurer sur le billet du passager.

Il est obligatoire d'inclure dans l'émission le Tour code du circuit et les acronymes définis dans les avenants/restrictions du billet, faute de quoi l'émission sera soumise à un ADM pour irrégularités tarifaires
L'agence de voyage doit toujours inclure le Tour code de voyage généré par LATAM lors de l'émission du billet, sans aucun élément supplémentaire.

Veuillez noter que la fonctionnalité d'enregistrement de groupe sur le nouveau site Internet de LATAM n'est pas disponible pour l'instant, l'enregistrement doit donc être effectué à l'aéroport.

Les passagers en groupe doivent s'enregistrer à l'aéroport au comptoir en entrant leur numéro de billet.

Il est important de demander aux passagers en groupe d'arriver tôt à l'aéroport le jour de leur vol.

Nous vous rappelons qu'il est important d'ajouter les éléments SSR DOCS et SSR FOID pour faciliter l'enregistrement

Les agences doivent tenir compte des éléments suivants lorsqu'elles effectuent des réservations de groupe auprès de LATAM :

• Demander le dossier LATAM pour effectuer la réclamation pour les agences autorisées. Les agences non autorisées ou les agences ayant un système de distribution autre qu'Amadeus ou Sabre doivent envoyer les informations détaillées concernant les noms, Foids, DOCS, etc. pour compléter la réservation.
• Les agences qui travaillent sur des réservations de réclamations doivent saisir les données séparément, avec un maximum de 5 éléments par PNR à la fin de la transaction.
• Saisir tous les noms, FOID, DOCS, le nombre de billets et de places.
• Saisir le numéro de dossier LATAM dans le champ Tour Code
• Transmettre à LATAM toute modification de la réservation.
• Avant de procéder à l'émission, vous devez vous assurer auprès de votre responsable LATAM que les conditions négociées n'ont pas été modifiées en cas de changement de tarif.
• Informer vos passagers des changements d'itinéraire

Le service de réclamation est accessible à toutes les agences autorisées par les GDS Sabre et Amadeus, et il leur suffit de disposer d'un enregistrement de la réservation pour pouvoir faire une réclamation, sous réserve des conditions suivantes :

• La réservation n'est pas émise
• Le PNR doit comporter l'élément TL
• Tous les segments doivent être confirmés
• Le PNR ne doit pas avoir fait l'objet d'une demande antérieure
• Il ne doit pas avoir de segments OUVERTS
• S'applique uniquement aux groupes dont l'acheminement se fait à 100 % en ligne (ne s'applique pas aux vols en code share).
• La livraison du record sera effectuée dans les 72 heures suivant l'expiration de la TL, à condition qu'il soit confirmé que le dossier est finalisé. Cela implique la définition du nombre de passagers, du tarif, de la date et de l'itinéraire.
• Le nombre de noms doit correspondre au nombre de places réservées, c'est-à-dire que tous les noms des passagers doivent être inscrits dans la réservation avant que la demande ne soit faite.
• Qu’il n'y a pas de segments NON-air impliqués.
• Après la réclamation de la réservation, l'agence est responsable de la saisie des DOCS, FOID et des places (si le tarif le permet) dans la réservation.
• Aucune modification de l'itinéraire (date, vol ou classe de réservation) n'est autorisée par l'agence de voyage une fois que le CLAIM a été introduit, l'agence de voyage ne peut qu'introduire des informations
• Aucune extension de la TL ne sera traitée après que la réclamation a eu lieu.
• Une fois le transfert (CLAIM) effectué vers les agences :
  • Toute demande de modification de l'itinéraire ou des conditions négociées sera évaluée par LATAM et devra donner lieu à un nouvel enregistrement. Le PNR original ne doit pas être modifié.
  • Toute modification de la réservation d'un passager ou d'un segment sera évaluée par LATAM, qui déterminera si la modification est appropriée ou non. Le cas échéant, l'agence doit séparer les passagers concernés par la modification de son système et cette modification donnera lieu à un nouveau PNR. Une fois cette modification effectuée, le responsable de LATAM doit créer un nouvel enregistrement de remplacement, qui sera soumis à la procédure CLAIM.

À partir du 1er mai, lorsque vous émettrez un groupe ou une série LATAM dans n'importe quel GDS, un nouveau concept apparaîtra, appelé surcharge, qui sera affichée en tant que taux YR. Cette surtaxe sera exemptée pour les groupes et les séries en suivant les étapes suivantes:

Pour l'émission, l'agent de voyage utilisera la base tarifaire et le tarif en vigueur qui peuvent être trouvés sur le site web www.serieslatam.com selon la procédure déjà établie.

Le jour de l'émission, après avoir généré le masque manuel conformément aux instructions figurant dans le module "instructions de billetterie" du site web, les taux en vigueur ce jour-là seront calculés dans le SMD.

Une fois que vous avez le masque complet, avec le tarif, la base tarifaire, le TC et les taux, l'étape suivante consiste à supprimer la valeur qui apparaît comme taux YR afin de procéder à l'émission. Notez que si le masque d’émission contient un taux de pourcentage du tarif, par exemple le taux PE, celui-ci doit être ajusté manuellement et calculé sur la valeur du tarif sans tenir compte de l'YR. Une fois que cet élément a été supprimé et que les pourcentages ont été ajustés, émettez vos billets normalement.

Tout groupe ou série sera exempté de surtaxe en suivant ces instructions. Toute autre manipulation de frais ou de tarifs au moment de l'émission sera soumise à l'envoi d'ADM.

Cette procédure d´émission ne s'applique qu'aux groupes ou séries demandés par les agences de voyage.