Importante:

• Los precios de grupo se basan en tarifas públicas disponibles para la venta, no en tarifas privadas.
• Tarifas de grupos no son comisionables.

Las cotizaciones y reservas de grupos deben ajustarse a las siguientes consideraciones:

• Se considera reserva de grupo a un negocio que agrupa 10 o más pasajeros. Las cotizaciones y reservas de grupos sólo pueden ser creadas directamente por LATAM. No se evaluarán reservas de grupo creadas por Agencias de Viajes.
• Para los mercados con Branded Fares, los grupos estarán asociados a los estándares del Brand Plus.
• Los nombres de los grupos son asignados por LATAM quien administra una reserva de grupo única. Excepto para solicitudes realizadas a través del formulario de solicitud de grupos, en donde la Agencia de Viajes debe ingresar el nombre del grupo.
• Con la finalidad de identificar posibles duplicidades y el negocio al cual corresponde, el nombre del grupo debe ser ingresado correctamente en la solicitud. Debe contener mínimo 3 y máximo 23 caracteres para permitir su fácil identificación, no se pueden ingresar números, nombre de agencia o ciudad de destino y se debe omitir la palabra “grupo”.
• Se pierden las condiciones iniciales cuando el grupo termine siendo menor a 10 pasajeros.
• Los Grupos LATAM deberán aplicar todas las regulaciones de la tarifa para cualquier etapa de negociación (venta-post venta).  Al momento de cotizar se considerarán todas las regulaciones de la tarifa, pero si entre la fecha de solicitud y emisión ocurren modificaciones en el itinerario del grupo por efectos de negociación, se permitirá que las siguientes regulaciones no se consideren al momento de la emisión: MIN/MAX, ADVP, Day Application y Flight Application.
• Esta excepción solamente aplica para la primera emisión y no para las reemisiones. 
• Para grupos DOM Colombia, adicional al MIN/MAX/ADVP/Day Application y Flight Application no se debe considerar el Blackouts (BO); Stopover (SO); Season (SE).
• Para todos los mercados, LATAM entregará la tarifa neta más queue (tarifa + Q), ambas se calcularán al momento de la reserva y se respetarán al momento de la emisión (monto completo).
  
• El cargo por servicio aplicará de acuerdo a lo definido para cada mercado.
• En los mercados donde se encuentre autorizado, se traspasará la reserva de grupo a la Agencia de Viajes siempre que el negocio se haya cerrado.
• Los siguientes grupos deben contar con la aprobación de Seguridad Corporativa LATAM, quienes definirán los requisitos de embarque.
• Grupo de Menores entre 2 y 11 años: La relación de acompañantes para estos grupos es de acuerdo a Grupos entre 2 y 6 años (1 acompañante por cada 4 menores), Grupos entre 7 y 11 años (1 acompañante por cada 20 menores) Sobre esta cantidad, se requerirá 1 acompañante adicional por cada aumento de 1 a 10 menores. Ejemplo: con 21 menores se necesitarán 2 acompañantes.
• El acompañante debe ser un adulto legalmente responsable, mayor de 18 años y autónomo.
• El ejecutivo LATAM ingresará un SSR CKIN en la reserva indicando el nombre del pasajero encargado del grupo: Ej.: PAX JUAN PEREZ ENCARGADO GRUPO SCOUT COLEGIO APOQUINDO.
• Toda solicitud de grupo que incluya pasajeros discapacitados estará sujeta a los mismos requisitos que cuando viajan como pasajeros individuales, es decir, serán embarcados sin restricción siempre y cuando sean capaces de:
  • Comprender y responder a las instrucciones de seguridad.
  • Se auto-asistan en caso de evacuación del avión y 
  • Puedan trasladarse y atender sus necesidades de alimentación e higiene

Los pasajeros del grupo que no puedan cumplir con lo mencionado anteriormente deberán viajar con un acompañante, de acuerdo a las definiciones establecidas para su transporte indicado en el ítem Pasajeros Discapacitados o con Necesidades de Asistencia Especial.

El Agente de Viajes al completar los nombres de los pasajeros en la reserva deberá incluir los códigos SSR asociados a la necesidad especial del pasajero; es decir, para pasajeros no videntes SSR BLND, sordos SSR DEAF, discapacitados SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, etc. tal como en reservas individuales.

Los contactos para el jefe del grupo son mandatorios tanto en origen como en destino para efectos de notificación.

• Cotizaciones de itinerarios interlineales no serán aceptadas si LATAM no participa en el itinerario.
• Cotizaciones de grupo interlineales están sujetas a la evaluación desde cada operador y aquello podrá implicar ajustes de clase y tarifa negociada.Grupos que provengan de diferentes orígenes pero con un mínimo de 10 pasajeros con el mismo destino final, podrán ser tratados como grupos.T
• Todas las solicitudes de cotización de grupo deberán incluir la siguiente información:
  • Identificación del solicitante: Datos de la Agencia (número IATA), Nombre de Agente, Contactos (teléfono, e-mail, etc).
  • Identificación del Grupo: Cantidad de pasajeros, Tipo de pasajero (adultos o niños), si son residentes o extranjeros. Características del tipo de grupo: Corporativo, Étnico o Turismo, además si se trata de Jóvenes, Niños (CHD), Adultos sin hijos, Familias o Tercera edad. Si el grupo incluye pasajeros discapacitados, advertir el tipo de discapacidad.
  • Definición del tipo de Cabina: Ejecutiva y Económica (clase de servicio).
  • Destino y routing del grupo, además de rangos de fechas y horarios posibles de viaje. Es mandatorio mencionar un vuelo preferido. Si hubiera tramos de otras compañías en el routing deberá ser indicado.
• No aplica descuento CHD. 
• Los grupos en Ruta Doméstica Chile podrán ser negociados y vendidos para viajes one way y/o para viajes de ida y vuelta (RT).
  

• Las Agencias de Viajes deben canalizar sus solicitudes a través del canal establecido por la Oficina Regional.
• Para reservas de grupos series ver “Manual web” en Soporte Agencia/ Manuales y herramientas / Series LATAM de LATAMTRADE
  

Cuando LATAM confirma la solicitud de grupo se genera el PNR (48 Hrs. después) y se informa el TL establecido para las distintas etapas a la Agencia de Viajes a través de un e-mail o la plataforma respectiva.
El tiempo de respuesta para las solicitudes de segmentos internacionales interlineales dependerá del operador involucrado.

Tiempo Límite Aceptación Condiciones Comerciales y Tarifa: corresponde al plazo de días después de creada la reserva para aceptar las condiciones comerciales (tiempo límites, itinerario y tarifa), de no aceptar las condiciones antes mencionadas, la reserva será cancelada automáticamente.

Tiempo Límite de Pago para Agencias no BSP: corresponde al día en que se cancelará la reserva de no existir un pago o emisión.

Agencias BSP: la reserva de Grupos quedará en estado GN hasta el día en que empiecen a ser válidas las multas, a partir de ese día la reserva pasará a estatus HK. Esto no significa que la tarifa negociada pueda cambiar o que el cupo del Grupo no esté confirmado hasta este día. El cupo y la tarifa negociadas inicialmente se respetará a lo largo del proceso.

Las reservas tendrán la siguiente marca “NEW AGREEMENT GROUP”, para poder identificar las que correspondan a este nuevo flujo.

Los tiempos límites se separan por rutas domésticas e internacionales.

En una reserva de grupos donde el itinerario está compuesto por más de un negocio, las condiciones de TL que regirán serán las de:

• Internacional en caso de haber al menos un tramo internacional.
• Doméstico en caso de vuelos 100%DOM.
   

Los siguientes tiempos límites (TL) aplican para las reservas de grupos realizadas en Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Europa, Perú, Paraguay, Uruguay, México, Oceanía y Estados Unidos.

Los ejecutivos LATAM responsables del grupo traspasarán la reserva a las agencias Sabre o Amadeus autorizadas a realizar el Claim del PNR una vez que el negocio se haya cerrado y éste se encuentre listo para la emisión (acordada cantidad de pasajeros, tarifa, ruta, fecha y clase). 

Para agencias no autorizadas o con otros GDS, LATAM administra la reserva y la agencia deberá trabajar con pasivos. En todas las reservas de grupos los elementos mandatorios que se exigen con el Tiempo Límite de emisión son: Nombres, DOCS, FOID (en los mercados que sea mandatorio) y un PCTC por grupo. Los Agentes de Viajes son responsables de proveer al ejecutivo LATAM toda la información mandatoria previo a la emisión del grupo.

En todos los casos, se debe considerar que la información en el PNR debe ser ingresada de forma separada en no más de 5 elementos por cada cierre de PNR.

Emisiones de Tour Conductors asociadas a routings domésticos implican el split de la reserva de este pasajero para que LATAM procese la emisión.

El día del cumplimiento del TL de emisión se procederá a cancelar las reservas si no tienen la información necesaria. Si la reserva sólo tiene algunos tickets, se cancelarán los cupos sin tickets.

Todo grupo quedará excepcionado del cobro del surcharge siguiendo estas instrucciones. Cualquier otra manipulación de tasas o tarifa a la hora de la emisión estará sujeto al envío de ADM.

Este proceso de emisión aplica solamente para grupos o series solicitados por agencias de viaje.

En vuelos marketing no se puede asignar asientos para grupos. Para grupos interlineales no habrá asignación de asientos.

La asignación de asientos está disponible para el jefe de grupo o sus integrantes a través de latamairlines.com y del portal Agencias.

Dependiendo del sistema de distribución de la agencia, una vez hecho el claim de la reserva, ésta podrá asignar los asientos.

Generalidades: Se entiende por Tour Conductor la persona que acompañará al grupo. LATAM ofrece este producto solamente para grupos adhoc. No aplica para Series. LATAM entrega un TC por cada 15 pasajeros pagos.

Solicitud: La solicitud del TC se hace directamente desde la web de grupos www.serieslatam.com. Cuando la agencia realice el pedido del grupo deberá hacer click en el checkbox TC, independientemente de si la ruta es doméstica, regional o internacional.

Emisión: La emisión de los Tour Conductors asociados a un grupo (un pax free por cada 15 pasajeros), será realizada por la agencia. La máscara de emisión se cargará manualmente a tarifa 0, independientemente de la clase de reserva asociada, con el siguiente fare basis: YCG00G10. La franquicia de equipaje será la misma que la del grupo, 1 PC.

La agencia únicamente deberá pagar las tasas asociadas a ese routing. 

Cada vez que necesite emitir un Tour Conductor deberá contactar al equipo de grupos LATAM dentro de los horarios de atención establecidos, quienes ingresarán un  SR OTHS YY con un número de autorización que garantiza esta emisión y que es mandatorio que se incluya en el endoso del ticket.  

Una vez emitido el ticket, deberá comunicarlo al equipo de Grupos de LATAM. 

 Cualquier emisión a tarifa 0 que no cumpla este procedimiento o que no se informe a LATAM según los pasos indicados estará sujeta a ADM por el valor de la tarifa full fare.

Tour Conductor solo se puede agregar en el momento de la solicitud.

Les informamos que la funcionalidad de Check in de Grupos por el nuevo sitio web de LATAM no está disponible por el momento, por lo que el check in deberá ser realizado en aeropuerto.

Los pasajeros de grupos deberán realizar el check-in en aeropuerto a través del Kiosco ingresando el número de ticket.

Es importante indicar a los pasajeros de Grupos que lleguen con anticipación al aeropuerto el día de su vuelo.

Les recordamos que es importante agregar los elementos SSR DOCS y SSR FOID para facilitar el check in.

Las agencias deberán considerar lo siguiente al momento de trabajar sus reservas de grupo con LATAM:

• Solicitar el record LATAM para hacer el CLAIM para las agencias autorizadas. Las agencias no autorizadas o con sistemas de distribución distintos a Amadeus o Sabre deberán enviar la información el detalle de nombres, Foids, DOCS, etc. para completar la reserva.
• Agencias que trabajen sobre reservas con Claim deberán ingresar datos de forma separada con un máximo de 5 elementos por cada cierre (end of transaction) de PNR.
• Ingresar la totalidad de nombres, FOID, DOCS, número de tickets y asientos.
• Ingresar número de negocio entregado por LATAM en el campo Tour Code.
• Canalizar a través de LATAM cualquier modificación a la reserva
• Antes de emitir deberá confirmar con su ejecutivo LATAM que las condiciones negociadas no han sufrido cambios en caso de variaciones tarifarias.
• Avisar cambios de itinerarios a sus pasajeros
  

La facilidad de hacer Claim está disponible para todas las agencias autorizadas con GDS Sabre y Amadeus, basta que éstas tengan el record de la reserva para poder hacer claim, cumpliendo siempre con las siguientes condiciones:

• La reserva no se encuentre emitida
• El PNR debe tener elemento TL
• Todos los segmentos deben estar confirmados
• El PNR no debe tener un claim anterior
• No debe tener segmentos OPEN
• Aplica sólo para grupos con routings 100% online (no aplica para vuelos codeshare)
• La entrega del record se hará antes de 72 horas del vencimiento del TL, siempre y cuando se confirme que el negocio esté cerrado. Eso implica definida la cantidad de pasajeros, tarifa, fecha y routing.
• La cantidad de nombres sea coincidente con la cantidad de cupos reservados, es decir, debe estar todos los nombres de los pasajeros ingresados en la reserva antes de hacer el claim.
• No existan segmentos NO aéreos involucrados.
• Después del CLAIM de la reserva, la agencia es responsable de ingresar, DOCS, FOID y asientos (cuando la tarifa lo permita) en la reserva.
• No se permiten modificaciones al itinerario (fecha, vuelo o clase de reserva) desde la agencia de viajes una vez realizado el CLAIM, ésta solo podrá ingresar información
• No se procesarán extensiones de TL una vez realizado el CLAIM
• Una vez realizado el traspaso (CLAIM) a las agencias:
  • Cualquier solicitud de cambio en el itinerario o las condiciones negociadas, será evaluado por LATAM y deberá resultar en un nuevo record. No deberá trabajarse sobre el PNR original.
    
  • Cualquier modificación en la reserva de pasajero/segmento será evaluada a través de LATAM, quien determinará si procede o no dicho cambio. Si procede, la agencia deberá separar (split) los pasajeros afectos al cambio desde su sistema y dicha modificación derivará en un nuevo PNR sabre. Hecho esto, el ejecutivo LATAM debe crear un nuevo record en reemplazo, que estará sujeto a CLAIM.
    

Desde el 1 de Mayo, cuando se vaya a emitir un grupo o serie LATAM en cualquier GDS, le va a aparecer un concepto nuevo, denominado surcharge, que se mostrará como tasa YR. Este surcharge se va a excepcionar para grupos y series siguiendo este paso a paso: 

Para emitir el agente de viajes usará las  Fare Basis y tarifa vigente que encontrará en la web www.serieslatam.com conforme al procedimiento ya establecido.

El día de la emisión, tras haber generado la máscara manual según las instrucciones que se encuentran bajo el módulo “ticketing instructions” de la web, se procederá a calcular en GDS las tasas vigentes del día. 

Una vez tenga la máscara completa, con tarifa, farebasis, TC y tasas,  el siguiente paso es eliminar el valor que figure como tasa YR para proceder con la emisión. Tenga en cuenta que si en la máscara de emisión hay alguna tasa porcentual de la tarifa, por ejemplo, tasa PE, ésta se deberá ajustar manualmente  y calcular sobre el valor de la tarifa sin considerar el YR. Una vez eliminado ese concepto y ajustadas las tasas porcentuales, emita normalmente sus billetes.

Todo grupo o serie quedará excepcionado del cobro del surcharge siguiendo estas instrucciones. Cualquier otra manipulación de tasas o tarifa a la hora de la emisión estará sujeto al envío de ADM. 

Este proceso de emisión aplica solamente para grupos o series solicitados por agencias de viaje.