Importante:

• Los precios de grupo se basan en tarifas públicas disponibles para la venta, no en tarifas privadas.

Las cotizaciones y reservas de grupos deben ajustarse a las siguientes consideraciones:

• Se considera reserva de grupo a un negocio que agrupa 10 o más pasajeros. Las cotizaciones y reservas de grupos sólo pueden ser creadas directamente por LATAM. No se evaluarán reservas de grupo creadas por Agencias de Viajes.
• Al solicitar la cotización, la agencia podrá elegir el Brand Fare para su grupo.
• Con la finalidad de identificar posibles duplicidades y el negocio al cual corresponde, el nombre del grupo debe ser ingresado correctamente en la solicitud. Debe contener mínimo 3 y máximo 23 caracteres para permitir su fácil identificación, no se pueden ingresar números, nombre de agencia o ciudad de destino y se debe omitir la palabra “grupo”.
• Se pierden las condiciones iniciales cuando el grupo termine siendo menor a 10 pasajeros.
• Los Grupos LATAM deberán aplicar todas las regulaciones de la tarifa para cualquier etapa de negociación (venta-post venta).  Al momento de cotizar se considerarán todas las regulaciones de la tarifa, pero si entre la fecha de solicitud y emisión ocurren modificaciones en el itinerario del grupo por efectos de negociación, se permitirá que las siguientes regulaciones no se consideren al momento de la emisión: MIN/MAX, ADVP, Day Application, Flight Application,  Blackouts (BO), Stopover (SO) y Season (SE).
• La regulación tarifaria no se aplica a reembolsos. Los boletos de grupos no son reembolsables después de la emisión.
• Para todos los mercados, LATAM entregará la tarifa neta más queue (tarifa + Q), ambas se calcularán al momento de la reserva y se respetarán al momento de la emisión (monto completo).
  
• El cargo por servicio aplicará de acuerdo a lo definido para cada mercado.
• En los mercados donde se encuentre autorizado, se traspasará la reserva de grupo a la Agencia de Viajes siempre que el negocio se haya cerrado.
• Los siguientes grupos deben contar con la aprobación de Seguridad Corporativa LATAM, quienes definirán los requisitos de embarque.

A los grupos se aplican las reglas de aprobación de Seguridad Corporativa LATAM: El embarque de pasajeros entre 2 y 11 años deben tener la proporción de acompañantes, como tabla a continuación:

• Si hay menores adicionales, será necesario 1 acompañante adicional. Ejemplo: con 21 menores se necesitarán 2 acompañantes.
  
• El acompañante debe ser un adulto legalmente responsable, mayor de 18 años y autónomo.
• El ejecutivo LATAM ingresará un SSR CKIN en la reserva indicando el nombre del pasajero encargado del grupo: Ej.: PAX JUAN PEREZ ENCARGADO GRUPO SCOUT COLEGIO APOQUINDO.
• Toda solicitud de grupo que incluya pasajeros discapacitados estará sujeta a los mismos requisitos que cuando viajan como pasajeros individuales, es decir, serán embarcados sin restricción siempre y cuando sean capaces de:
  • Comprender y responder a las instrucciones de seguridad.
  • Se auto-asistan en caso de evacuación del avión y 
  • Puedan trasladarse y atender sus necesidades de alimentación e higiene

Los pasajeros del grupo que no puedan cumplir con lo mencionado anteriormente deberán viajar con un acompañante, de acuerdo a las definiciones establecidas para su transporte indicado en el ítem Pasajeros Discapacitados o con Necesidades de Asistencia Especial.

El Agente de Viajes al completar los nombres de los pasajeros en la reserva deberá incluir los códigos SSR asociados a la necesidad especial del pasajero; es decir, para pasajeros no videntes SSR BLND, sordos SSR DEAF, discapacitados SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, etc. tal como en reservas individuales.

Los contactos para el jefe del grupo son mandatorios tanto en origen como en destino para efectos de notificación.

• Cotizaciones de itinerarios interlineales (FEEDER) no serán aceptadas si LATAM no participa en el itinerario.
• Cotizaciones de grupo interlineales están sujetas a la evaluación desde cada operador y aquello podrá implicar ajustes de clase y tarifa negociada.Grupos que provengan de diferentes orígenes pero con un mínimo de 10 pasajeros con el mismo destino final, podrán ser tratados como grupos.T
• Todas las solicitudes de cotización de grupo deberán incluir la siguiente información:
  • Definición del tipo de Cabina: Ejecutiva y Económica (clase de servicio).
  • Itinerario del grupo, incluyendo vuelos interlineares cuando necesario.
  • Si desean o no Tour Conductors (TC).
  • Definición del tipo de Cabina: Ejecutiva y Económica (clase de servicio).
  • Las tarifas de grupos son exclusivas para adultos; no se aplican descuentos adicionales para CHD o INF.
  • Para efectos de emisión, el INF se emite por separado con una tarifa pública y una máscara manual. Posteriormente, se debe asociar al pasajero ADT del grupo. No se debe utilizar la información de la página web de grupos (tour code, tarifa, endoso, etc), ya que esa tarifa negociada no es válida para este tipo de pasajero.

• Las Agencias de Viajes deben solicitar las cotizaciones de grupos a través de Grupos LATAM.
• Los manuales para la solicitud y gestión de grupos a través de la plataforma están disponibles en LATAM Trade > Manuales y Herramientas > Grupos LATAM. 

Cuando LATAM confirma la solicitud de grupo se genera el PNR y se informa el Tiempo Límite establecido para las distintas etapas a través de la plataforma. 
El tiempo de respuesta para las solicitudes de segmentos internacionales interlineales dependerá del operador involucrado.

Fecha Validez: corresponde al plazo de días después de creada la reserva para aceptar las condiciones comerciales (tiempo límites, itinerario y tarifa), de no aceptar las condiciones antes mencionadas, la reserva será cancelada automáticamente.

TL Depósito (aplica apenas para agencias NO IATA): Tiempo límite de pago, corresponde al día en que se cancelará la reserva si no fue realizado depósito.. 

TL Emisión: Tiempo límite para emitir el grupo. Si el grupo no es emitido, la reserva será cancelada automáticamente y aplicará penalidad por cancelación. 

La administración y control de los tiempos límites (TL) son responsabilidad de LATAM, sin embargo, en el caso de itinerarios interlineales, el operador involucrado pudiera activar avisos en la reserva indicando la emisión antes del tiempo límite (TL) indicado.

Agencias BSP: la reserva de Grupos quedará en estado GN hasta el día en que empiecen a ser válidas las multas, a partir de ese día la reserva pasará a estatus HK. Esto no significa que la tarifa negociada pueda cambiar o que el cupo del Grupo no esté confirmado hasta este día. El cupo y la tarifa negociadas inicialmente se respetarán a lo largo del proceso.

Las reservas tendrán la siguiente marca “NEW AGREEMENT GROUP”, para poder identificar las que correspondan a este flujo.

Los tiempos límites se separan por rutas domésticas e internacionales.

En una reserva de grupos donde el itinerario está compuesto por más de un negocio, las condiciones de TL que regirán serán las de:

• Internacional en caso de haber al menos un tramo internacional.
• Doméstico en caso de vuelos 100%DOM.
   

Los siguientes tiempos límites (TL) de emisión aplican para las reservas de grupos realizadas en Argentina, Bolivia, Chile, Colombia, Ecuador, Europa, Perú, Paraguay, Uruguay, México, Oceanía y Estados Unidos.

Agencias IATA (BSP/ARC): La reserva de grupos permanecerá en el estado GN hasta el día en que las multas comiencen a ser válidas, a partir de ese momento la reserva pasará al estado HK. Los espacios y la tarifa acordada inicialmente serán respetados durante todo el proceso. Las reservas tendrán el remark "NEW AGREEMENT GROUP" para identificar aquellas que se ajustan a este flujo.

• Las agencias IATA podrán hacer reclamo de su reserva, según su GDS. Los PNRs estarán listas para reclamo de acuerdo al tipo de ruta: 
  • Long Haul: 90 días antes de la salida 
  • Rutas domésticas y regionales: 60 días antes de la salida 
• SABRE y AMADEUS: La agencia podrá hacer el reclamo con las entradas disponibles en las instrucciones de emisión presentadas en la plataforma. 
• Otros GDS: En caso de otros GDS, como Apollo y Galileo, la agencia deberá trabajar con reservas pasivas. 
• Es obligatorio que todas las reservas de grupos tengan los nombres, DOCS y FOID (número de pasaporte) de los pasajeros, así como un PCTC (persona para contacto). La agencia es responsable de proveer al ejecutivo LATAM toda la información mandataria previo a la emisión del grupo. 
• El día del cumplimiento del TL de emisión se procederá a cancelar las reservas si no tienen la información necesaria. Si la reserva solo tiene algunos tickets, se cancelarán los cupos sin tickets. 

• El check in de grupos no está disponible en sitio latamairlines.com. 
• El check in de grupos y asignación de asientos es hecho entre 48 y 24 horas antes de la salida del vuelo, por el equipo GSS LATAM. No es necesario solicitar esa acción, ya que todos los grupos emitidos y registrados en la plataforma pasan por ese proceso.
• Recordamos que es obligatorio agregar los elementos SSR DOCS y SSR FOID para garantizar el check in. 
• Las agencias IATA (BSP/ARC) pueden asignar los asientos después de la emisión, si la tarifa otorgada permite y de acuerdo a su GDS. 
  

Generalidades:

• Se entiende por Tour Conductor a la persona que acompaña al grupo. 
• LATAM ofrece este producto solamente para Grupos, no aplica para Series. 
• LATAM puede entregar un TC a cada 15 pasajeros emitidos. 
• El TC tiene tarifa gratuita, o sea, tarifa igual a cero.

Solicitud:

La solicitud del TC se hace directamente desde la web de grupos www.serieslatam.com. Cuando la agencia realice el pedido del grupo deberá hacer click en el checkbox TC, independientemente de si la ruta es doméstica, regional o internacional. Tour Conductor solo se puede agregar en el momento de la solicitud. 

Emisión: 

• Los TC apenas podrán ser emitidos 24 horas después de la emisión de los demás pasajeros del grupo.
  
• La agencia únicamente deberá pagar las tasas asociadas a ese routing. 
• Cada vez que necesite emitir un Tour Conductor deberá contactar al equipo de grupos LATAM dentro de los horarios de atención establecidos, quienes ingresarán un  SR OTHS YY con un número de autorización que garantiza esta emisión y que es mandatorio que se incluya en el endoso del ticket.  
• Las agencias IATA (BSP/ARC) emiten los TCs asociados a un grupo. En la máscara de emisión se ingresará la tarifa 0, independientemente de la clase de reserva asociada, y el fare basis YCG00G10. La franquicia de equipaje será la misma que la del grupo. 
• Una vez emitido el ticket, deberá comunicarlo al equipo de Grupos de LATAM. 
• Cualquier emisión a tarifa 0 que no cumpla este procedimiento o que no se informe a LATAM según los pasos indicados estará sujeta a ADM por el valor de la tarifa full fare.

• Las agencias deberán considerar lo siguiente al momento de trabajar sus reservas de grupo con LATAM:
• Cualquier modificación necesaria debe ser solicitada a LATAM, por email o plataforma.
• Agencias IATA (BSP/ARC) deben solicitar el reclamo de la reserva LATAM, antes del TL de emisión. 
• Ingresar la totalidad de nombres, FOID, DOCS, número de tickets y asientos.
  • Emitir con la tarifa y fare basis otorgados, ingresar el Tour Code y endosos debidos.
  • Avisar cambios de itinerarios a sus pasajeros 
• Agencias NO IATA deben hacer el pago total y enviar la planilla de nombres antes en el plazo definido. 
• Revisar todos los tickets emitidos, itinerarios y nombres. 

La facilidad de hacer Claim está disponible para todas las agencias autorizadas con GDS Sabre y Amadeus, basta que éstas tengan el record de la reserva para poder hacer claim, cumpliendo siempre con las siguientes condiciones:

• La reserva no se encuentre emitida
• El PNR debe tener elemento TL
• Todos los segmentos deben estar confirmados
• El PNR no debe tener un claim anterior
• No debe tener segmentos OPEN
• Aplica sólo para grupos con routings 100% online (no aplica para vuelos codeshare)
• No existan segmentos NO aéreos involucrados.
• Después del CLAIM de la reserva, la agencia es responsable de ingresar, DOCS, FOID y asientos (cuando la tarifa lo permita) en la reserva.
• No se permiten modificaciones al itinerario (fecha, vuelo o clase de reserva) desde la agencia de viajes una vez realizado el CLAIM, ésta solo podrá ingresar información
• No se procesarán extensiones de TL una vez realizado el CLAIM
• Una vez realizado el traspaso (CLAIM) a las agencias:
  • Cualquier solicitud de cambio en el itinerario o las condiciones negociadas, será evaluado por LATAM y deberá resultar en un nuevo record. No deberá trabajarse sobre el PNR original.
    
  • Cualquier modificación en la reserva de pasajero/segmento será evaluada a través de LATAM, quien determinará si procede o no dicho cambio. 

Después de la confirmación del PNR (con estado HK), es obligatorio realizar el CLAIM de la reserva de grupo de acuerdo con los plazos establecidos a continuación: 

Recuerda que, si realizas el CLAIM cuando los segmentos estén en estado HK y tu grupo se ve afectado, tendrás un tiempo determinado para aceptar o rechazar la solución que LATAM te ofrece. Si decides no aceptarla, podrás cancelar el grupo dentro de ese plazo sin incurrir en multas: 

Sin embargo, si tu grupo se ve afectado y aún no has completado el proceso de CLAIM en el periodo previsto, perderás el derecho de acogerse a la Política de Protección de Pasajeros de LATAM en caso de afectaciones de sus vuelos. En este caso, se aplicarán las penalidades correspondientes para la cancelación.

Desde el 1 de Mayo, cuando se vaya a emitir un grupo o serie LATAM en cualquier GDS, le va a aparecer un concepto nuevo, denominado surcharge, que se mostrará como tasa YR. Este surcharge se va a excepcionar para grupos y series siguiendo este paso a paso: 

Para emitir el agente de viajes usará las  Fare Basis y tarifa vigente que encontrará en la web www.serieslatam.com conforme al procedimiento ya establecido.

El día de la emisión, tras haber generado la máscara manual según las instrucciones que se encuentran bajo el módulo “ticketing instructions” de la web, se procederá a calcular en GDS las tasas vigentes del día. 

Una vez tenga la máscara completa, con tarifa, farebasis, TC y tasas,  el siguiente paso es eliminar el valor que figure como tasa YR para proceder con la emisión. Tenga en cuenta que si en la máscara de emisión hay alguna tasa porcentual de la tarifa, por ejemplo, tasa PE, ésta se deberá ajustar manualmente  y calcular sobre el valor de la tarifa sin considerar el YR. Una vez eliminado ese concepto y ajustadas las tasas porcentuales, emita normalmente sus billetes.

Todo grupo o serie quedará excepcionado del cobro del surcharge siguiendo estas instrucciones. Cualquier otra manipulación de tasas o tarifa a la hora de la emisión estará sujeto al envío de ADM. 

Este proceso de emisión aplica solamente para grupos o series solicitados por agencias de viaje.