Se considera reserva individual aquella que contiene un máximo de 9 pasajeros en un mismo record. Reservas de 10 o más pasajeros se considera como reserva de grupo. Todos los pasajeros contenidos en un mismo récord deben tener el mismo itinerario y la misma clase de reserva.

Los elementos exigidos por LATAM en cada reserva son:

• Nombre de los pasajeros 
• Segmentos aéreos
• Números de teléfono en origen y destino
• Correo electrónico
• Contacto de emergencia para todos nuestros vuelos (PCTC)
• Identificación del pasajero (FOID y/o DOCS). Revisar consideraciones
• Tiempo límite de emisión de acuerdo a la tarifa
• Información de pasajero frecuente

La reserva de asiento está permitida solamente para boletos emitidos. Cuando se emite el ticket el Agente de Viajes debe ofrecer la asignación de asiento si la tarifa lo permite. En casos de reemisiones la asignación también se debe realizar.

1.1 Nombre Pasajeros

• Ingresar el nombre completo (apellido y nombre) según documento que será utilizado para viaje. 
• En el caso que el sistema de distribución emita el ticket con el nombre y/o apellidos incompletos (por parámetros del ticket), las aerolíneas respetarán la información que está en la reserva, por lo tanto, ésta debe coincidir con el documento de viaje.
• En el caso de pasajeros menores, obligatoriamente se debe especificar el tipo de pasajero: CHD (02 años a 12 años menos 1 día) o INF (0 años a 2 años menos un día). También es  obligatorio insertar el SSR CHLD y SSR INFT en todas las reservas que tengan este tipo de pasajeros.
• No se debe utilizar título de cortesía. Excepcionalmente, para pasajeros con sólo un nombre o apellido, la reserva deberá ser realizada de acuerdo al estándar IATA; nombre o apellido / título de cortesía. Ejemplo: Nombre o apellido del pasajero es LEE: LEE/MR. En LATAM se  muestran hasta 29 caracteres en ticket y en el PNR sólo se mostrarán hasta 58 caracteres

1.2 Segmento de Vuelo

• La reserva puede contener segmentos one way, round trip, open jaw y/o conexiones o transfer dependiendo de la ruta y tarifa. Adicionalmente la reserva puede tener arribos desconocidos (ARNK).
• Los segmentos de vuelo no deben ser separados ya que están sujetos a restricciones tarifarias.

MCT - Minimum Connecting Time (Tiempo Mínimo de Conexión)

El tiempo mínimo de conexión es determinado por el aeropuerto y la compañía aérea. Siempre que se realice una conexión manual, se deberá revisar si se cumple con el tiempo mínimo de conexión requerido.

El GDS informa al momento de finalizar la reserva si esta no cumple con el tiempo mínimo de conexión requerido. Las conexiones que entrega el GDS están de acuerdo con lo permitido por las compañías aéreas y aeropuertos.

Las conexiones manuales o no permitidas en tickets separados, NO serán honradas por las compañías aéreas. A diferencia de las conexiones garantizadas por los sistemas que la aerolínea obligatoriamente debe responsabilizarse por la acomodación del pasajero.

1.3 Contacto Pasajero:

El Agente de Viajes debe preguntar de manera proactiva a su cliente durante el proceso de reserva y emisión del ticket, si desea entregar su información de contacto a la aerolínea.

La voluntad del pasajero de querer entregar sus datos de contacto debe estar explícitamente expresada en el PNR, ya sea que acepte o rechace la petición. Para esto, existe un procedimiento que se detalla a continuación: 

• SSR CTCM (Special Service Request – Customer Contact Mobile Telephone)
• SSR CTCE (Special Service Request – Customer Contact E-mail)
• SSR CTCR (Special Service Request – Customer Contact Refused)  

Para mayor detalle de cómo ingresar los datos de contacto en una reserva ver ejemplos aquí.

Adicionalmente si el agente emisor quiere ingresar su información de contacto y nombre de la Agencia de Viajes, lo puede hacer y también él será notificado, pero eso no excluye que la información del pasajero esté.

En Chile debido a la ley 21.398, se establece que todos los canales de venta, incluidas las agencias de viaje, tienen la obligatoriedad de registrar los contactos de los pasajeros de la reserva, para que de esta forma la aerolínea pueda informar oportunamente en caso de cambios/cancelaciones. La no ejecución de esta obligación podría conllevar a multas a la aerolínea por lo que en aquellos casos en que el contacto no haya sido ingresado por la agencia de viaje, LATAM deberá traspasar este costo a la agencia responsable de la emisión del boleto. En caso el pasajero se niegue a brindar el contacto, deberá quedar registro en la reserva en caso de reclamos y/o demandas.

1.4 Tiempo límite (TL)

• El TL debe ajustarse a las condiciones de compra anticipada (ADVP) especificadas en la regulación tarifaria.
• La reserva será cancelada automáticamente por LATAM si al cumplirse el TL el ticket no ha sido emitido.

1.5 Contacto de emergencia (PCTC)

• El PCTC debe estar ingresado en la reserva antes de realizar el viaje. Este será solicitado mandatoriamente al momento del check in, pero es recomendable ingresarlo al momento de crear la reserva
• Aplica para rutas domésticas e internacionales.
• Este tipo de contacto no aplica para efectos de notificación ante reprogramaciones o cancelaciones de vuelo

1.6 FOID

• FOID (Form of Identification) corresponde al documento que utilizará el cliente al momento de realizar su viaje.
  
• Debe incluir el tipo de documento, país de emisión del documento y el número de documentación.
• Se debe ingresar por cada pasajero ADT y CHD de la reserva.

1.7 DOCS (Document Secure Flight)

• El ingreso de CPF como documentación para pasajeros brasileños en vuelos domésticos en Brasil pasa a ser obligatorio, por lo tanto, para los pasajeros brasileños (sin distinción de edad), se debe ingresar el número de CPF como documento principal al detallar la documentación de viaje en el SSR DOCS.
• Para agencias con acceso a E- Latam: debe seleccionar el tipo de documento “I - Documento Nacional de Identidad” e ingresar los 11 números del CPF sin caracteres especiales. Para pasajeros menores de edad que aún no cuentan con CPF y/o pasajeros de otra nacionalidad, se deberá ingresar un número de identidad y/o RG con documento tipo “F”, o para pasaporte utilizar “P”.
• Para agencias con vía GDS al ingresar el SSR DOCS: seleccione el tipo de documento “I - Documento Nacional de Identidad” e ingrese los 11 números del CPF sin caracteres especiales. Para pasajeros menores de edad que aún no cuentan con CPF y/o pasajeros de otra nacionalidad, se deberá ingresar un número de identidad y/o RG con documento tipo “F”, o para pasaporte utilizar “P”.
• Para agencias NDC: Será incorporado dentro del flujo de creación de reserva próximamente.
  
• Para Estados Unidos es mandatorio contar con el SR DOCS al momento de la emisión.
• Corresponde a la documentación que utilizará el pasajero para ingresar al destino.
• Esta información debe ser ingresada por cada pasajero adulto, CHD e INF.
• Contiene los siguientes elementos:
  • Nombre y apellido
  • Número de documento
  • País de emisión
  • Fecha de nacimiento
  • Género

Para viajes internacionales y domésticos desde/vía/hacia USA es mandatorio:

• Nombre completo tal como aparece en el documento de viaje.
• Fecha de nacimiento
• Género
• Número de desagravio (SSR DOCO) en caso que aplique

Colombia: Para vuelos domésticos en Colombia, será obligatorio proporcionar información personal más completa de los clientes (API largo) para permitir el check-in y el embarque. Las informaciones que serán obligatorios son:  

• Nacionalidad
• Tipo de documento
• Número de documento
• País de emisión
• Fecha de vencimiento
• Apellidos
• Primer nombre
• Género
• Fecha de nacimiento. 

Al crear reservas a través del GDS, puedes utilizar el elemento SSR DOCS para ingresar la información obligatoria

1.8 Pasajero Frecuente

• El agente de viajes debe ingresar número de pasajero frecuente (millas/puntos) al momento de hacer una reserva.
• En reservas pagadas es importante ingresar el número de pasajero frecuente para que se acrediten automáticamente las (millas).

1.9 Lista de espera (waiting list)

Desde el 25 oct. 23 las agencias podrán ingresar listas de espera (WL) para determinados espacios en cabinas Premium Economy y Premium Business (clases W y J) respectivamente.

El Ingreso de WL desde la agencia debe considerar: 

• Aplica en reservas de vuelos 100% LATAM
• Solo para solicitudes en clases W y J en cabina Premium Economy y Premium Business
• Segmentos reservados en WL se confirman en forma automática al momento de que la clase solicitada vuelva a tener espacios disponibles. 
• No aplica a reservas de grupos

Confirmación de la WL:

• La agencia recibirá la confirmación de la WL a través de la queue 18 una vez que el espacio  sea confirmado.
• Sólo una vez confirmados los espacios (estatus HK) se podrá realizar la emisión, la que aplica únicamente sobre placa LATAM 
• La emisión debe cumplir con todas las reglas de la tarifa a emitir
• Los espacios con Status WL serán cancelados automáticamente si no han sido confirmados 72 hrs. antes del vuelo. A su vez, no podrán ser solicitados en ventanas inferiores a la mencionada
• Tenga en cuenta que, debido a limitaciones sistémicas, la confirmación de la WL no se producirá si hay algún cambio involuntario de itinerario en el PNR.

Política de Cancelación:

Los segmentos en lista de espera se confirman automáticamente tan pronto como haya disponibilidad en la clase. Si la lista de espera no se confirma o se cancela, las agencias deben eliminar en su GDS el segmento no confirmado con al menos 24 horas de anticipación a la salida del vuelo.

La funcionalidad estará disponible inicialmente solo para reservas GDS. Estamos trabajando para que esté disponible a través de NDC by LATAM en el futuro.

El Agente de Viajes debe entregar el record de la reserva al ejecutivo de atención agencias, los datos entregados por el Agente de Viajes deben coincidir con los datos de la reserva y con la responsabilidad que aparece en la misma.

Los datos a verificar son:

• Nombre del Agente de Viajes
• Teléfono de la agencia
• Datos del pasajero (nombre, segmentos de vuelo)

LATAM no entregará información si el Agente de Viajes no cuenta con el código de reserva o si los datos entregados no coinciden con los ingresados en la reserva.

Es un producto al que tienen acceso las Agencias de Viajes con sistema Sabre que permite traspasar la responsabilidad de la reserva hecha en LATAM al sistema de distribución que reclama para sí la reserva.

Solamente podrán hacer claim las agencias que tengan permiso desde LATAM para acceder y siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones:

• La reserva no se encuentre emitida
• No exista en la reserva ningún segmento aéreo volado
• No se trata exclusivamente de segmentos OPEN
• No exista claim realizado por otra agencia en forma previa
• No existan segmentos NO aéreos involucrados

Una vez que el sistema ha traspasado el récord se refleja un OSI con la información y la reserva pasa a ser 100% de manejo de la agencia por la cual fue recuperada y deja de ser controlada LATAM.

Es un producto con el que cuentan los GDS, que funciona con base a segmentos pasivos. Esto es, los segmentos no generan mensaje de venta, son sólo copias de una reserva hecha directa en otro sistema y su único fin es que una agencia pueda emitir un ticket para una reserva que no está hecha directamente en su GDS.

Al momento de tomar una reserva, emitir o modificar un itinerario, el agente de viajes siempre debe verificar si los segmentos que tiene el itinerario corresponden a segmentos casados, ya que no está permitido separar estos segmentos.

Al hacer cambios en segmentos conjuntos (asociados, casados o married segments) el sistema arrojará el siguiente mensaje: PARTIAL CXL OF MARRIED SEGS NOT ALLOWED.

Los únicos casos donde está autorizada la separación de Married Segments en reservas con ticket emitido y siempre que no se desestiman los derechos de tráfico existentes en ciertas rutas son:

• Protecciones por cambios con responsabilidad LATAM
• Reservas de UPG LATAM Pass (millas/puntos) en uno de los tramos originales

Las modificaciones permitidas a reservas sin emisión son:

• Eliminar pasajeros infantes
• Eliminar la reserva completa
• Separar a los pasajeros (SPLIT)
• Modificar segmentos de vuelo (tarificando nuevamente la reserva)
• Modificar contactos de la reserva
• Agregar/eliminar comentarios en reserva.

Los cambios de nombre a nivel de reserva no están permitidos por política de la compañía. Solamente se podrá cancelar la reserva existente del pasajero y crear una nueva reserva de acuerdo a la disponibilidad existente en ese momento.

No se permite bloquear espacios para pasajeros ficticios con el fin de asegurar tarifas para una venta.

No se permite realizar modificaciones a reservas no emitidas de Agencias de viajes u otras aerolíneas.

Existen reservas que aunque se crean separadas corresponden a pasajeros que viajan juntos. Esto puede deberse a una solicitud del pasajero, distintos tipos de tarifa, etc.

Por ejemplo un niño que por tarifa, su clase de reserva es distinta a la de su padre, hará necesario crear dos reservas, pero ambas deben estar asociadas, de manera que puedan ser reconocidos como familia y se les pueda ubicar juntos.

Si el sistema no provee una opción automática, o la reserva ya está creada, la asociación debe hacerse a través de un OSI con el record de la otra reserva en cada una.

Solo se puede emitir documentos con placa de emisión LATAM en vuelos LATAM o con líneas aéreas marketing y operating con las que LATAM tenga acuerdo MITA o BITA. Las compañías del holding LATAM mantienen diferentes acuerdos de emisión electrónica interlineal (IET) los que deben ser verificados directamente en el sistema antes de cualquier emisión.

8.1 Normas Generales de Emisión

- Para emitir, se debe hacer uso siempre de la tarificación automática del sistema.  

- Solamente se puede emitir 1 ticket nominativo para cada pasajero.

- Es mandatorio emitir los tickets en el orden en que serán utilizados ya que de acuerdo a lo establecido en la normativa IATA vigente, es requisito volar todos y cada uno de los cupones de un ticket en el orden en que están emitidos. Para excepciones por disposiciones legales para uso de segmentos por no show voluntario, revisar capítulo Modificaciones al Ticket.

- La validez de los tickets es:

- Tickets completamente sin uso - 12 meses desde la fecha de inicio de viaje. Por excepciones Covid-19, para tickets comprados hasta el 31 de agosto, 2020 con inicio de viaje original entre el 01 de marzo, 2020 y el 31 de diciembre, 2020, se podrá realizar el cambio hasta el 31 diciembre de 2023 según la disponibilidad del sistema.

- Tickets parcialmente utilizados - De acuerdo a la estadía máxima de la tarifa.

- La moneda en que se publican las tarifas internacionales será la establecida en el país de origen de viaje. Ej: las tarifas internacionales en Chile están publicadas en dólares, las tarifas domésticas están publicadas en CLP. La moneda de emisión será la utilizada en el país de compra.

- No está permitida la emisión de itinerarios 100% offline en placa de emisión LATAM (itinerarios con códigos de vuelos de otras compañías y ausencia de vuelos marketing LATAM). Toda emisión se ajusta a lo establecido en la resolución 852, donde se establece que la placa de emisión a utilizar será el de uno de los transportadores participantes del itinerario o su GSA.

- Emisiones Off-line que no cumplan con todo lo anterior no califican como excepciones y estarán sujetos a ADM por este concepto.

- De acuerdo con la Resolución IATA 890, LATAM no autoriza el uso en lugar de la tarjeta de crédito del cliente o del medio de pago elegido por el cliente, de tarjetas de crédito de agencias de viaje, dueños de agencias de viaje y/o ejecutivos de agencias de viaje, sin antes contar con el consentimiento expreso y por escrito de LATAM. Para los mercados TIP (Transparency in Payments), la solicitud se debe realizar a través de BSP Link.  Para más detalles consultar la Política de ADM

Los pasajeros que necesiten acreditar que volaron con LATAM pueden obtener un certificado de vuelo a través del Centro de Ayuda/Servicios en línea de latamairlines.com.

8.2 Exención de impuesto GB para pasajeros entre 12 y 15 años saliendo de Reino Unido.

Pasajeros entre 12 y 15 años saliendo del Reino Unido están exentos del impuesto GB (APD Air Passenger Duty).
Este impuesto deberá ser excluido al momento de la emisión del ticket.

Aplica independiente del país de emisión. Aplica solo para pasajeros viajando en Cabina Economy.

Se deberá ingresar edad del pasajero en SSR DOCS, ya que se auditará la emisión contra este SSR en la reserva.

Pasajeros que cumplan estos requisitos y que tengan un ticket emitido con el cobro del impuesto GB deberán ser redirigidos a un Ejecutivo de Atención Agencias para poder solicitar la devolución de éste.

El proceso de emisión varía según el sistema de distribución.

Al realizar una emisión desde agencias de viajes de un negocio pre-acordado, se deberá incluir en el ticket el Número de Negocio o Tour code.

8.3 Emisión de tickets sin tasas aeroportuarias para Agencias de Viajes autorizadas en Colombia

De acuerdo a la resolución 6251 de la Aeronáutica Civil, se establece la exención del pago de tasa aeroportuaria a ciertos pasajeros. Aquí los detalles sobre los pasajeros exentos y el listado de Agencias de Viajes autorizadas para emitir este tipo de tickets.

Solamente las siguientes Agencias de Viajes estarán autorizadas para emitir sin cobro de tasa a los pasajeros que presenten el documento de exención:

8.4 Emisión de tickets sin la tasa aeroportuaria de BR para Agencias de Viajes

De acuerdo a la ORDENANZA No 85/SRA, DE 10 DE ENERO DE 2018, de la Resolución 432/2017 de la Agencia Nacional de Aviación Civil en Brasil (ANAC), se establece la exención del pago de tasa aeroportuaria BR, de embarque y/o conexión, a ciertos pasajero con cargos gubernamentales o pertenecientes a ciertos organismos de gobierno como también sus respectivos familiares.

De acuerdo a la resolución: "

... se consideran invitados del Gobierno Brasileño a los representantes diplomáticos y funcionarios consulares extranjeros, así como a las respectivas familias, cuando portadores de pasaporte diplomático o pasaporte de servicio emitidos por Gobierno extranjero, identidad diplomática o identidad consular emitidas por el Ministerio de Relaciones Exteriores .La concesión del beneficio estará condicionada a la reciprocidad de tratamiento. Se consideran también invitados del Gobierno Brasileño a los funcionarios extranjeros de Organizaciones Internacionales con sede en Brasil, siempre que gozan de exenciones tributarias, en términos de acuerdo de sede específicos".

La exención se aplica para vuelos doméstico en Brasil y vuelos internacionales con origen en  Brasil, es decir, para vuelos que aplica el cobro de la tasa. 

Para acceder a la exención de tasas, los pasajeros deberán indicar de forma proactiva su condición y presentar documentación de respaldo que lo acredite.

El detalle de los casos exentos de tasas se puede revisar abajo: 

APLICA PARA LOS SIGUIENTES PASAJEROS QUE SE ENCUENTRAN EXENTOS

Pasajeros exentos del pago de la tasa aeroportuaria nacional e internacional:

1. Pasajeros exentos que desean realizar una compra (1a emisión): 

Cuando el pasajero indique estar exento, se debe revisar la tabla de países exentos e indicar que debe presentar los documentos definidos en la resolución 432/2017 según el país de ciudadanía y condición de viaje del pasajero. Luego de hacer la comprobación de documentación que lo acredite se deberá proceder con la emisión del ticket liberando la tasa BR (tasa de embarque de BR).

Es responsabilidad del agente emisor enviar una copia del documento de respaldo, para que LATAM pueda adjuntarlo a WIS antes de finalizar el proceso de emisión. Esta solicitud debe ser enviada a través del Portal Privado - Solicitud de Exención Pre Venta opción Exención Diplomática. 

Para finalizar, se debe ingresar en el campo ENDOSO del ticket el texto: AUTH TICKETING TAX BR EXEMPT GOB más el número de folio.

Se debe informar al pasajero que debe llevarlo al aeropuerto al momento del viaje porque puede ser solicitado por el personal de la aerolínea. 

2. Pasajeros exentos que declaran su condición después de tener un ticket emitido (reemisión): 

Cuando el pasajero indique que ha comprado un ticket que está exento, se debe revisar la tabla de países exentos e indicar que debe presentar los documentos definidos en la resolución 432/2017 según el país de ciudadanía y condición de viaje del pasajero. Luego de hacer la comprobación de documentación que lo acredite se deberá proceder con la reemisión y devolución de la tasa de embarque BR. 

3. Pasajeros exentos que declaran su condición posterior al viaje (ticket usado): 

Para tickets emitidos en los canales de ventas indirectas el cliente debe ser derivado directamente a LATAM para que solicite la devolución de la tasa.

El check-in se realiza desde 48 horas y hasta 60 minutos antes del vuelo para aeropuertos domésticos y 75 minutos antes del vuelo para aeropuertos internacionales y se debe realizar a través de latamairlines.com o de la App LATAM.

El check in será automático para pasajeros con reservas migradas a la nueva experiencia digital para los países con esta funcionalidad activa. Más información en www.latamairlines.com >Check-in > Descubre el nuevo Check-in Automático.

Pasajeros con algunos servicios especiales no permiten la emisión de la tarjeta de embarque y/o necesitan ser revisados en el momento del check-in.   

9.1 HORA DE PRESENTACIÓN EN AEROPUERTO

La hora de presentación en temporada alta y baja se refleja en la tarjeta de embarque que se entrega cuando se realiza el check-in (a través de latamairlines.com o Mobile).

A nivel general, cuando el pasajero aún no cuente con tarjeta de embarque, se puede recomendar la presentación en aeropuerto de acuerdo a lo indicado en el siguiente link de latamairlines.com

En Argentina, existen exenciones al cobro de impuestos para lo que se deberá presentar la siguiente documentación:

Para exentar el cobro de tasas aeroportuarias el agente debe:

• Crear la reserva y enviarla a grp_atencionagenciasar@sac.latam.com solicitando la exención del impuesto, adjuntando la documentación de respaldo.
• Con el número de caso SF (enviado automáticamente en respuesta al correo de solicitud), el agente debe comunicarse con el equipo de Soporte Operacional a través del chat. 
• Una vez revisada la documentación el ejecutivo de atención LATAM envía el waiver generado.
• El agente debe emitir el ticket (manipulando manualmente la máscara de tarificación) e introducir el código waiver en el campo endoso.

Cuando el sistema detecta un posible nombre falso en una reserva no emitida (por ejemplo: Mouse/Mickey, Potter/Harry, Test/Andres, etc.), marcará la reserva con uno de los siguientes remarks: 

H- FRAUD FAKE NAME CALIDRIS

H- PNR WILL BE PARTIALLY CNL DUE INVALID NAME

H- FAKE NAME QUEUED

H- PLS ADV TKT NBR BEFORE XXAPR15 2355 CCP LT OR AUTO CNL

Posteriormente, cancelará todo el itinerario del PNR.

Si el cancelamiento no corresponde (es decir, si realmente se trata del nombre real del cliente), el agente de viajes deberá contactar al GSS para solicitar la exclusión del PNR de este proceso de cancelación automática debido a un INVALID NAME.

Una vez excluida la reserva del proceso, el agente de viajes podrá retomar el itinerario original o ofrecer una alternativa en caso de que ya no esté disponible.

El portal NDC de LATAM ofrece actualmente opciones de emisión OW (sólo ida) y RT (ida y vuelta) para la misma ruta (origen y destino). El recibo de compra se enviará automáticamente al correo electrónico del agente emisor después de la emisión. Las opciones de vuelos offline y codeshare están disponibles en el portal y se pueden encontrar en la lista de opciones de vuelos.

Es posible realizar emisiones con tarifas privadas en el portal NDC utilizando el campo "Account Code" en la página de inicio después de completar la información de origen/destino y fechas. No es posible realizar manipulaciones manuales para la inclusión/exclusión de la tasa DU en el portal NDC, ya que la tasa se aplicará automáticamente según la carga del OAC.

Si se emite una orden sin ADT, no será posible emitir INF/CHD, en este caso debe ponerse en contacto con nuestros especialistas a través de nuestro canal de atención preferencial: el chat disponible aquí en LATAM Trade (además de nuestros canales habituales de atención) para realizar la inclusión/emisión de INF o CHD.