As cotações e reservas de grupos devem ajustar-se às seguintes considerações:

• Os preços de grupo baseiam-se em tarifas públicas disponíveis para venda, não em tarifas privadas.
  

• Considera-se reserva de grupo um negócio que agrupe 10 ou mais passageiros. As cotações e reservas de grupos só podem ser criadas diretamente pela LATAM. Não se avaliarão reservas de grupo criadas por Agências de Viagens.
• Ao pedir a cotação, a agência poderá escolher o Brand Fare para o seu grupo.
• Com a finalidade de identificar possíveis duplicidades e o negócio a que corresponde, o nome do grupo deverá ser introduzido corretamente no pedido. Deverá conter entre 3 (mínimo) e 23 (máximo) caracteres para permitir a sua fácil identificação; não se podem introduzir números, nome de agências nem cidades de destino, e deve-se omitir a palavra “grupo”.
• Perdem-se as condições iniciais quando o grupo acabar por ter menos de 10 passageiros.
• Os Grupos LATAM deverão aplicar todas as regulações da tarifa a qualquer etapa de negociação (venda/pós-venda).  Ao elaborar a cotação, considerar-se-ão todas as regulações da tarifa, mas na eventualidade de, entre a data do pedido e a emissão, ocorrerem modificações no itinerário do grupo por razões de negociação, permitir-se-á que as seguintes regulações não sejam tidas em conta no momento da emissão: MIN/MAX, ADVP, Day Application, Flight Application,  Blackouts (BO), Stopover (SO) e Season (SE).
• A regulação tarifária não se aplica a reembolsos. Os bilhetes de grupos não são reembolsáveis depois da emissão.
• Para todos os mercados, a LATAM irá apresentar a tarifa líquida mais queue (tarifa + Q), sendo ambas calculadas no momento da reserva e respeitadas no momento da emissão (montante completo).
• A taxa de serviço será aplicada de acordo com o estipulado para cada mercado.
• Para reservas de grupos, a postulação de UPG não se aplica.
• Nos mercados onde tal esteja autorizado, transferir-se-á a reserva de grupo para a Agência de Viagens, desde que o negócio se tenha fechado.

Aplicam-se aos grupos as regras de aprovação de Segurança Empresarial LATAM. O embarque de passageiros entre 2 e 11 anos deve ter a proporção de acompanhantes segundo a tabela abaixo:  

• Se houver menores adicionais, será necessário 1 acompanhante adicional. Exemplo: com 21 menores serão necessários 2 acompanhantes. 
• O acompanhante deverá ser um adulto legalmente responsável, maior de 18 anos e autónomo.
• O gestor LATAM introduzirá um SSR CKIN na reserva indicando o nome do passageiro encarregado do grupo: Ex.: PAX JUAN PEREZ ENCARREGADO GRUPO ESCUTEIROS COLÉGIO APOQUINDO.
• Qualquer pedido de grupo que incluir passageiros com deficiência estará sujeito aos mesmos requisitos que quando viajam como passageiros individuais, isto é, serão embarcados sem restrição desde que sejam capazes de:
  • Compreender e responder às instruções de segurança.
  • Autoassistir-se em caso de evacuação do avião e 
  • Possam comunicar e atender as suas necessidades de alimentação e higiene.

• Os passageiros do grupo que não puderem cumprir o mencionado anteriormente deverão viajar com um acompanhante, de acordo com as definições estabelecidas para o seu transporte estipuladas no ponto Passageiros com Deficiência ou com Necessidades de Assistência Especial.
• O Agente de Viagens, ao preencher os nomes dos passageiros na reserva, deverá incluir os códigos SSR associados à necessidade especial do passageiro; isto é, para passageiros invisuais SSR BLND, surdos SSR DEAF, com deficiência SSR WCHS, WCHR, WCHC, WCBW, WCBD, DPNA, etc., tal como em reservas individuais.
• Os contactos para o chefe do grupo são obrigatórios tanto na origem como no destino para fins de notificação.

• As cotações de itinerários interlineares (FEEDER) não serão aceites se a LATAM não participar no itinerário.
• As cotações de grupo interlineares estão sujeitas à avaliação de cada operador, o que poderá implicar ajustes de classe e tarifa negociada.
• Os grupos que provenham de diferentes origens mas com um mínimo de 10 passageiros com o mesmo destino final poderão ser tratados como grupos.
• Todos os pedidos de cotação de grupo deverão incluir a seguinte informação:
  • Definição do tipo de Cabine: Executiva e Económica (classe de serviço).
  • Itinerário do grupo, incluindo voos interlineares quando for necessário.
  • Se desejam ou não Tour Conductors (TC). 
• As tarifas de grupos são exclusivas para adultos; não se aplicam descontos adicionais para CHD ou INF.
• Para fins de emissão, o INF emite-se separadamente com uma tarifa pública e uma máscara manual. Posteriormente, deve-se associar o passageiro ADT do grupo. Não se deve utilizar a informação da página web de grupos (tour code, tarifa, endosso, etc.), já que essa tarifa negociada não é válida para este tipo de passageiro.

• As Agências de Viagens devem pedir as cotações de grupos através de Grupos LATAM.
• Pedidos de grupo nas cabines Business ou Premium Economy não podem ser feitos pelo site. Basta enviar um e-mail com as datas e os voos para o time de Grupos do seu país. Estamos prontos para te ajudar no que for preciso. 
• Os manuais para o pedido e gestão de grupos através da plataforma estão disponíveis no LATAM Trade.

Quando a LATAM confirma o pedido de grupo cria-se o PNR e informa-se do Tempo- limite estabelecido para as várias etapas através da plataforma.  O tempo de resposta para os pedidos de segmentos internacionais interlineares dependerá do operador envolvido. 

Data Validade: corresponde ao prazo em dias uma vez criada a reserva para aceitar as condições comerciais (tempo-limite, itinerário e tarifa); caso não aceite as condições anteriormente mencionadas, a reserva será cancelada automaticamente. 

• TL Depósito (aplica-se apenas a agências NÃO IATA): Tempo-limite de pagamento corresponde ao dia em que se cancelará a reserva se não tiver sido efetuado o depósito. 
• TL Emissão: Tempo-limite para emitir o grupo. Se o grupo não for emitido, a reserva será cancelada automaticamente e será aplicada uma penalização por cancelamento. 
• A administração e o controlo dos tempos-limite (TL) são da responsabilidade da LATAM, no entanto, no caso dos itinerários interlineares, o operador envolvido poderia ativar avisos na reserva indicando a emissão antes do tempo-limite (TL) notificado.  
• Agências IATA: a reserva de grupos permanecerá com o status GN até o dia em que as multas passarem a ser válidas. A partir dessa data, a reserva mudará para o status HK.
  Essa alteração não significa que a tarifa negociada possa mudar ou que o espaço do grupo não esteja confirmado até esse momento. Tanto o cupo quanto a tarifa inicialmente negociados serão respeitados durante todo o processo.
• As reservas terão a seguinte marca para identificação desse fluxo: “NEW AGREEMENT GROUP”.
• Os tempos-limite (TL) são definidos separadamente para rotas domésticas e internacionais.
• Em uma reserva de grupo cujo itinerário envolva mais de um tipo de operação, aplicar-se-ão as seguintes condições de TL: 
  • Internacional: quando houver pelo menos um trecho internacional.
  • Doméstico: quando todos os voos forem 100% domésticos.

Os tempos-limite (TL) de emissão a seguir aplicam-se às reservas de grupos realizadas na Argentina, Bolívia, Chile, Colômbia, Equador, Europa, Peru, Paraguai, Uruguai, México, Oceania e Estados Unidos: 

• A rota Santiago (SCL) - Ilha da Páscoa (IPC) é considerada rota regional.
• Os Agentes de Viagens devem verificar se o TL está introduzido no formato correto, caso contrário, a reserva será cancelada automaticamente pela LATAM.

• A aceitação da tarifa e das condições comerciais deve ser feita através da plataforma no prazo estabelecido, de acordo com o definido pelo mercado. 
• A tarifa apresentada na plataforma é a tarifa base. É necessário adicionar os impostos atualizados no dia da emissão. 
• É da responsabilidade da agência rever todas as características do grupo, assim como as condições comerciais antes de aceitar o contrato. Deverá verificar a bagagem, penalização por modificação e atribuição de assentos permitida pela Brand Fare escolhida. 
• Os grupos com contratos aceites ficam com estado CONFIRMADO na plataforma. 
• Para agências NÃO IATA aplicar-se-á uma taxa de emissão por passageiro de acordo com o estipulado para cada mercado. 

• Os depósitos são necessários para confirmar grupos, apenas para agências NÃO IATA, que realizarão a emissão através da LATAM. 
• Montante Depósito: Corresponde ao montante a pagar diretamente à LATAM no prazo definido pelo TL Depósito. 
• Agência deverá pedir os dados para o depósito e o número da conta bancária por e-mail ou por chat. É obrigatório enviar o comprovativo de pagamento ao Gestor LATAM. 
• Se não se aplicar uma penalização, o montante de depósito será utilizado na emissão do grupo. 
• Cada espaço reservado e não emitido será penalizado com o montante de depósito por passageiro estabelecido para a rota. No caso de não se emitir o grupo, o pré-pagamento não é reembolsável nem reutilizável para outro grupo. 
• Se o cancelamento de grupo for feito no prazo e não se aplicar nenhuma penalização, permitir-se-á a devolução de 100% do depósito ou pagamento total. 

Cada espaço cancelado estará sujeito a uma penalização através de ADM, cujo montante irá depender da antecedência do cancelamento, do valor da tarifa e da rota reservada. O cálculo da penalização basear-se-á na seguinte tabela:  

Essas penalizações estão explicitamente mencionadas no contrato que a agência assina ao aceitar o Grupo, portanto, nenhuma disputa de ADM injustificada será aceita. Nos casos em que se aplique um waiver pelo valor do ADM, esse waiver deverá ser solicitado antes de se interpor a queixa e incluir o número da página do waiver no motivo da queixa. 

Cada espaço cancelado estará sujeito a uma penalização que será subtraído do montante de depósito. O cálculo da penalização basear-se-á na seguinte tabela:

Agências IATA (BSP/ARC): A reserva de grupos irá manter-se no estado GN até ao dia em que as multas começarem a ser válidas; a partir desse momento, a reserva passará para o estado HK. Os espaços e a tarifa acordados inicialmente serão respeitados durante todo o processo. As reservas terão o comentário (remark) “NEW AGREEMENT GROUP” para identificar os que se ajustam a este fluxo.

• As agências IATA poderão reclamar a sua reserva, segundo o seu GDS. Os PNR estarão disponíveis para serem reclamados conforme o tipo de rota: 
  • Long Haul: 89 dias antes da saída 
  • Rotas domésticas e regionais: 59 dias antes da saída 
• SABRE e AMADEUS: A agência poderá reclamar com as entradas disponíveis nas instruções de emissão apresentadas na plataforma. 
• Outros GDS: No caso de outros GDS, como Apollo e Galileo, a agência terá de trabalhar com reservas passivas. 
• É obrigatório que todas as reservas de grupos tenham os nomes, DOCS e FOID (número de passaporte) dos passageiros, assim como um PCTC (pessoa de contacto). A agência é responsável por fornecer ao gestor LATAM toda a informação obrigatória previamente à emissão do grupo. 
• No dia do cumprimento do TL de emissão cancelar-se-ão as reservas que não contarem com a informação necessária. Se a reserva só tiver alguns bilhetes, cancelar-se-ão as quotas sem bilhetes. 

Emitem no seu próprio ticket stock, aplicando-se os passos estabelecidos segundo o respetivo sistema de distribuição.

• Para a criação da máscara manual deve-se verificar a tarifa que aparece no site, o Q (caso se aplique), o fare basis e o tour code de emissão. Se um grupo tiver troços Longhaul e DOM/REG poderá ter de utilizar fare basis diferentes, que se poderão visualizar nos campos Fare basis e Fare basis SH. 
• No momento da emissão, introduz-se a comissão standard estipulada (caso se aplique), que também poderá ser visualizada no site. A tarifa líquida comissionável corresponde ao líquido negociado e ao Q em vigor da regulação tarifária. 
• As taxas deverão ser calculadas no seu GDS no momento da emissão. 
• O bilhete deverá incluir em Endossos/Restrições “GRP/NON END NON REF CHG FEE APPLIES” e o tour code no campo correspondente. 
• Relativamente à construção tarifária, basta emitir com tarifa BULK ou IT, seguindo este exemplo: SCL LA X/GRU LA EZE LA X/GRU LA SCL M/IT END. 
• No caso do Peru e do Equador, para efetuar a emissão, dever-se-á usar a tarifa líquida proporcionada através do site de Grupos, e dividir, em partes iguais, esse montante pela quantidade de segmentos da reserva. Por último, calcular-se-ão as taxas e os impostos correspondentes às rotas reservadas. Tenha em conta que de acordo com a legislação de comprovativo de pagamento em vigor, todos os bilhetes deverão ser emitidos com a tarifa e as taxas correspondentes, e devem estar refletidas nos bilhetes dos passageiros. 
• É obrigatório incluir na emissão a tarifa concedida, o Tour Code e as siglas definidas em Endossos/Restrições, caso contrário, a emissão estará sujeita a ADM no conceito de irregularidades tarifárias. 
• A Agência deverá incluir sempre o Tour Code sem antepor nenhum elemento adicional.

Devem emitir através da LATAM ou indicar uma agência IATA que irá efetuar a emissão. Essa indicação deverá ser feita no momento da cotação. 

• As emissões de grupo poderão ter uma taxa de serviço associado de acordo com o estipulado para cada mercado. 
• Antes do TL de emissão, a agência deverá enviar o modelo com nomes e dados dos passageiros para a respetiva emissão.

• Qualquer pedido de redução ou alteração de voos deverá ser feito através da plataforma, ficando sujeito à aprovação da equipa envolvida. 
• As alterações de nomes devem ser pedidas por e-mail ou chat. É permitida a alteração de 100% dos nomes sem encargo até a saída do primeiro voo.
• É possível realizar alterações até 20% de um PNR de grupo, desde que se mantenha um mínimo de 10 passageiros. Estas alterações devem seguir as condições abaixo:
  • A alteração só é permitida para um troço da viagem (ida ou volta). Não será permitido para os itinerários só de ida (OW). 
  • É possível reverter a alteração para as condições originais dentro dos 5 dias posteriores à análise, desde que haja voos disponíveis. 
  • Para as alterações aprovadas, poderá haver uma diferença de tarifa. 
  • Para alterações pedidas após a emissão, aplicar-se-á também uma penalização de acordo com a regra tarifária do bilhete. 
• Até 9 passageiros adicionais (add pax) poderão ser solicitados, que serão criados noutro PNR com referência para o grupo original. Serão avaliados com as mesmas condições do original e será confirmado se podem ou não ser aceites no voo. O pedido de add pax poderá ser aprovado com uma tarifa diferente da original. O TL de emissão será o mesmo do grupo original. 
• Após a saída do primeiro voo, alterações não são permitidas para emissões de Grupos — com exceção das vendas no Chile para voos domésticos (DOM CL), onde essa regra não se aplica às tarifas Brand Full.
• Reembolso: A regulação tarifária não se aplica a reembolsos. Os bilhetes de grupos não são reembolsáveis depois da emissão.

• O check-in de grupos não está disponível no site latamairlines.com. 
• O check-in de grupos e a atribuição de assentos são levados a cabo pela equipa GSS LATAM entre 48 e 24 horas antes da saída do voo. Não é necessário solicitar essa ação, já que todos os grupos emitidos e registados na plataforma passam por esse processo.
• Recordamos que é obrigatório adicionar os elementos SSR DOCS e SSR FOID para garantir o check-in. 
• As agências IATA (BSP/ARC) podem atribuir os assentos depois da emissão, se a tarifa concedida o permitir e consoante o respetivo GDS. 

Generalidades:

• Entende-se por Tour Conductor a pessoa que acompanha o grupo. 
  
• A LATAM oferece este produto apenas para Grupos, não se aplicando a Séries. 
• A LATAM poderá entregar um TC por cada 15 passageiros emitidos. 
• O TC tem uma tarifa gratuita, ou seja, tarifa igual a zero. 

Pedido:

• O pedido do TC faz-se diretamente a partir do site de grupos www.serieslatam.com. Quando a agência realizar o pedido do grupo, deverá clicar na checkbox TC, independentemente de a rota ser doméstica, regional ou internacional. O Tour Conductor só pode ser adicionado no momento do pedido da cotação. 

Emissão:

• Os TC apenas poderão ser emitidos 24 horas após a emissão dos restantes passageiros do grupo. 
  
• A agência só deverá pagar as taxas associadas a esse routing. 
  
• Sempre que for necessário emitir um Tour Conductor, deverá contactar com a equipa de grupos LATAM dentro dos horários de atendimento estabelecidos, que irá introduzir um SR OTHS YY com um número de autorização que garante esta emissão, e que obrigatoriamente deverá estar incluído no endosso do bilhete. 
• As agências IATA (BSP/ARC) emitem os TC associados a um grupo. Na máscara de emissão introduzir-se-á a tarifa 0, independentemente da classe da reserva associada, e o fare basis YCG00G10. A franquia de bagagem será mesma do grupo. 
• Uma vez emitido o bilhete, deverá comunicar a operação à equipa de Grupos da LATAM.  
• Qualquer emissão com tarifa 0 que não cumprir este procedimento ou que não for informado à LATAM em conformidade com os passos estabelecidos ficará sujeita a ADM no valor da tarifa full fare.

Ao efetuarem suas reservas de grupo com a LATAM, as agências deverão ter em consideração o seguinte:

• Qualquer modificação necessária deverá ser solicitada à LATAM, por e-mail ou através da plataforma.
• As Agências IATA (BSP/ARC) deverão reclamar a reserva LATAM, antes do TL de emissão. 
• Introduzir a totalidade de nomes, FOID, DOCS, número de bilhetes e assentos.
• Emitir com a tarifa e fare basis concedidos, introduzir o Tour Code e endossos devidos.
• Avisar os seus passageiros das alterações de itinerários. 
• As Agências NÃO IATA deverão realizar o pagamento na íntegra e enviar o modelo de nomes antes do prazo definido. 
• Rever todos os bilhetes emitidos, itinerários e nomes. 

A facilidade de fazer Claim está disponível para todas as agências autorizadas com GDS Sabre e Amadeus, basta que estas tenham o registo da reserva para poderem fazer claim, cumprindo sempre as seguintes condições:

• A reserva não se encontre emitida.
• O PNR deve ter um elemento TL.
• Todos os segmentos devem estar confirmados.
• O PNR não deve ter um claim anterior.
• Não deve haver segmentos OPEN.
• Aplica-se apenas a grupos com routings 100% online (não se aplica a voos codeshare).
• Não existam segmento NÃO aéreos envolvidos.
• Depois do CLAIM da reserva, a agência será responsável por introduzir DOCS, FOID e assentos (quando a tarifa o permitir) na reserva.
• Não se permitem modificações no itinerário (data, voo ou classe da reserva) feitas pela agência de viagens uma vez realizado o CLAIM; estas só poderão introduzir informação.
• Não se irão processar extensões do TL uma vez realizado o CLAIM.
• Uma vez efetuada a transferência (CLAIM) para as agências:
• Qualquer pedido de modificação no itinerário ou nas condições negociadas será avaliado pela LATAM e deverá traduzir-se num novo registo. Não se deverá trabalhar com o PNR original.
• Qualquer modificação na reserva de passageiro/segmento será avaliada através da LATAM, que irá determinar se se justifica ou não a modificação em causa.  

Desde 1 de maio de 2022, quando se for emitir um grupo ou série LATAM em qualquer GDS vai aparecer um conceito novo, denominado surcharge, que será mostrado como taxa YR. Este surcharge será excluída para grupos e séries de acordo com estes passos: 

• Na emissão, o agente irá utilizar as Fare Basis e a tarifa em vigor que vai encontrar no site www.serieslatam.com conforme o procedimento já estabelecido.
  
• No dia da emissão, após ter gerado a máscara manual de acordo com as instruções disponíveis no módulo “ticketing instructions” do site, calcular-se-á em GDS as taxas vigentes do dia. 
  
• Uma vez preenchida a máscara com tarifa, fare basis, TC e taxas, o passo seguinte será eliminar o valor que figure como taxa YR para prosseguir com a emissão. Tenha em conta que se na máscara de emissão houver alguma taxa percentual da tarifa, por exemplo, taxa PE, esta deverá ser ajustada manualmente, e o valor da tarifa deverá ser calculado sem considerar o YR. Uma vez eliminado esse conceito e ajustadas as taxas percentuais, emita normalmente os seus bilhetes.
  
• Qualquer grupo ou série será excluído da cobrança do surcharge seguindo estas instruções. Qualquer outra manipulação de taxas ou tarifa no momento da emissão estará sujeita ao envio de ADM. 
  
• Este processo de emissão aplica-se apenas a grupos ou séries pedidos por agências de viagens.