Une réservation individuelle s’entend comme une réservation qui contient un maximum de 9 passagers dans un même dossier d’enregistrement. Des réservations de 10 passagers ou plus s’entendent comme des réservations de groupe. Tous les passagers figurant dans un même dossier doivent avoir le même itinéraire et la même classe de réservation.

Les éléments exigés par LATAM à chaque réservation sont les suivants :

• Nom des passagers
• Segments aériens
• Numéros de téléphone des pax à l’origine et destination
• Adresse courrier électronique
• Contact en cas d’urgence pour tous nos vols (PCTC)
• Identification du passager (FOID ou DOCS). Revoir les considérations
• Temps Limite (TL) d’émission en fonction du tarif
• Informations sur le voyageur fréquent.

La réservation de siège n’est autorisée que pour les billets émis. Lorsque le billet est émis, l’agent de voyages doit proposer l’attribution de siège si le tarif le permet. En cas de réémission, l’attribution doit également être faite.

1.  Nom des passagers

• Saisir le nom complet (nom et prénom) selon le document qui sera utilisé pour le voyage. Dans le cas où le système de distribution émet le billet avec des noms ou un prénom incomplets (par paramètres du billet), les compagnies aériennes respecteront les informations figurant dans la réservation ; celle-ci doit donc coïncider avec le document de voyage.
• Dans le cas de passagers mineurs, le type de passager doit être précisé : CHD (02 ans à 12 ans incomplets) ou INF (0 ans à 2 ans incomplets). Il est également obligatoire d'entrer le SSR CHLD et le SSR INFT sur toutes les réservations qui ont ces types de passagers.
• Dans le cas des passagers ayant un seul nom ou prénom, la réservation doit être faite selon la norme IATA nom ou prénom/titre de civilité. Exemple : Le prénom ou le nom du passager est LEE : LEE/MR.

2. Segment de vol

• La réservation peut contenir un aller simple, un aller-retour, un billet ouvert ou des correspondances ou un transfert en fonction de l’itinéraire et du tarif. De plus, la réservation peut avoir des arrivées inconnues (ARNK).
• Les segments de vol ne doivent pas être séparés car ils sont soumis à des restrictions tarifaires.

MCT - Minimum Connecting Time (Temps minimum de connexion)

Le temps minimum de connexion est déterminé par l'aéroport et la compagnie aérienne. Chaque fois qu'une connexion manuelle est établie, il convient de vérifier si le temps de connexion minimum requis est respecté.

Lors de la réservation, le GDS vous informe si le temps de connexion minimal requis n’est pas respecté. Les liaisons proposées par le GDS sont conformes à ce qui est autorisé par les compagnies aériennes et les aéroports.

Les connexions manuelles ou non autorisées sur des billets séparés NE SERONT PAS assumées par les compagnies aériennes, au contraire des liaisons garanties par les systèmes, et dont la compagnie aérienne doit obligatoirement se responsabiliser et se faire charge de l'hébergement des passagers si nécessaire en cas de perte involontaire de connexion.

Les passagers qui doivent prouver qu'ils ont volé avec LATAM peuvent obtenir un certificat de vol auprès du Centre d’Aide / Services en ligne de latam.com.

3. Contact passager

L’agent de voyage doit demander de manière proactive à son client lors du processus de réservation et d’émission du billet s’il souhaite communiquer ses coordonnées à la compagnie aérienne. 

La volonté du passager de communiquer ses coordonnées doit être explicitement exprimée dans le PNR, qu'il accepte ou refuse la demande. Pour cela, il existe une procédure détaillée ci-dessous : 

• SSR CTCM (demande de service spécial téléphone mobile du client) 
• SSR CTCE (demande de service spécial E-mail du client) 
• SSR CTCR (demande de service spécial contact client refusé) 

Pour plus de détails sur la manière de saisir les informations de contact dans une réservation, veuillez consulter des exemples ici.

De plus, si l'agent émetteur veut entrer ses informations de contact et le nom de l'agence de voyage, il peut également le faire et sera de cette manière dument informé, mais cela n'exclut pas d’insérer les informations du passager.

Chile:

Dans le territoire du Chili, d'après la loi  21398, il est établi que tous les canaux de vente, Agences de voyages incluses, ont le devoir d'enregistrer le contact des passagers dans les réservations afin de permettre aux Compagnies aériennes de pouvoir informer les passagers lors d'éventuelles modifications/annulations. La non-exécution de cette exigence,  pourrait avoir comme conséquence des amendes pour la Compagnie aérienne. Donc, dans les cas où le contact ne serait pas inséré par l'agence de voyage, LATAM pourra répercuter la somme à l'agence émettrice du billet. Si le passager refusait de faciliter son contact, il faudrait  enregistrer une remarque dans le PNR,  contre éventuelles réclamations et/ou actions légales.

4. Temps Limite d’émission(TL)

• Le TL doit être adapté aux conditions d’achat anticipé (ADVP) spécifiées dans les règles tarifaires.
• La réservation sera automatiquement annulée par LATAM si le billet n'a pas été émis une fois le TL écoulé.

5. Contact en cas d’urgence (PCTC)

• Le PCTC doit être inscrit dans la réservation avant d’effectuer le voyage. Il sera obligatoirement demandé lors de l’enregistrement (check-in), mais il est recommandé de le saisir au moment de la réservation.
• S'applique aux itinéraires nationaux et internationaux.
• Ce type de contact ne s’applique pas à des fins de notification d’un changement d’horaire ou d’une annulation de vol.

6. FOID

• Le FOID est obligatoire dans tous les pays pour l’émission du billet, sauf aux États-Unis et au Mexique, où il s'agit d'un élément facultatif.
• Il doit inclure le type de document, le pays d’émission du document et le numéro de la documentation.
• L’ADT et le CHD de la réservation doivent être saisis pour chaque passager.

7. DOCS (Document Secure Flight)

• La saisie du CPF en tant que document pour les passagers brésiliens dans les vols domestiques au Brésil est devenue obligatoire ; aussi faut-il, concernant les passagers brésiliens (quel qu'il soit leur âge), insérer le numéro de CPF comme document principal lorsqu'on précise la documentation de voyage sur le SSR DOCS.
• Pour les agences avec accès à E-Latam : il faut sélectionner le type de document « I - Pièce Nationale d'Identité » et insérer les onze chiffres du CPF, sans caractères spéciaux ; concernant les mineurs qui n'ont pas de CPF encore et/ou les passagers d'une autre nationalité, il faut insérer un numéro d'identité et/ou un RG avec un document type « F », ou bien, pour les passeports, utiliser le « P ».
• Pour les agences avec voie GDS lors de la saisie du SSR DOCS : sélectionnez le type de document « I - Pièce Nationale d'Identité » et insérez les onze chiffres du CPF, sans caractères spéciaux. Concernant les mineurs qui n'ont pas de CPF encore et/ou les passagers d'une autre nationalité, il faut insérer un numéro d'identité et/ou un RG avec un document type « F », ou bien, pour les passeports, utiliser le « P ».
• Pour les agences NDC : on prévoit l'incorporation prochaine dans le flux de création de réservations.
  
• Les États-Unis sont tenus de disposer du SR DOCS au moment de l’émission.
• Il correspond à la documentation que le passager utilisera pour entrer dans le pays de destination.
• Cette information doit être saisie pour chaque passager adulte, CHD et INF.
• Elle contient les éléments suivants :
  • Nom et prénom
  • Numéro du document
  • Pays d’émission
  • Date de naissance
  • Sexe

Pour les voyages internationaux et nationaux en provenance/à destination des États-Unis, il est obligatoire d’indiquer :

• le nom complet tel qu’il apparaît sur le document de voyage,
• la date de naissance,
• le sexe,
• le numéro de redressement (SSR DOCO), s’il y a lieu.
• Colombie : Pour les vols intérieurs en Colombie, il sera obligatoire de fournir des informations personnelles plus complètes sur les clients (API longue) pour permettre l'enregistrement et l'embarquement. Les informations qui seront obligatoires sont :
  • Nationalité
  • Type de document
  • Numéro de document
  • Pays d'émission
  • Date d'échéance
  • Noms de famille
  • Prénom
  • Genre
  • Date de naissance.

Lors de la création de réservations via le GDS, vous pouvez utiliser l'élément SSR DOCS pour saisir les informations requises

8. Voyageur fréquent

• L’agent de voyages doit saisir un numéro de voyageur fréquent LATAM Pass (miles/points) lors de la réservation.
• Pour les réservations payantes, il est important de saisir le numéro du voyageur fréquent afin que les (miles) soient automatiquement confirmés.

9. Liste d'attente (waiting list)

Depuis le 25 octobre 2023, les agences peuvent s'inscrire sur des listes d'attente (WL) pour certaines places dans les cabines Premium Economy et Premium Business (classes W et J) respectivement

L'entrée dans la WL depuis l'agence doit prendre en compte les éléments suivants :

• S'applique sur des réservations de vols 100 % LATAM
• Uniquement pour des demandes de classe W et J en cabine Premium Economy et Premium Business
• Les segments réservés en WL sont automatiquement confirmés lorsque la classe demandée est à nouveau disponible.
• Ne s'applique pas aux réservations de groupes

Confirmation de la WL :

• L'agence recevra la confirmation de la WL via la queue 18 une fois la place confirmée.
• Ce n'est qu'une fois les places confirmées (statut HK) qu'il sera possible d'émettre le billet. Ne s'applique qu'aux plaques LATAM 
• L'émission doit être conforme à toutes les règles du tarif à émettre
• Les places ayant le statut WL seront automatiquement annulées si elles n'ont pas été confirmées 72 heures avant le vol. Par ailleurs, elles ne peuvent pas être demandées dans des fenêtres inférieures à celle mentionnée
• Veuillez noter qu'en raison de contraintes systémiques, la confirmation de la WL n'aura pas lieu en cas de changement involontaire d'itinéraire dans le PNR.

Politique d'annulation :

Les segments dans la liste d'attente sont automatiquement confirmés dès qu'une classe est disponible dans la classe. Si la liste d'attente n'est pas confirmée ou annulée, les agences doivent supprimer dans leur GDS le segment non confirmé au moins 24 heures avant le départ du vol.

La fonctionnalité sera initialement disponible uniquement pour les réservations GDS. Nous travaillons pour le rendre disponible via NDC by LATAM à l'avenir.

Les réservations peuvent être annulées et perdre ainsi toute validité pour émettre, maintenir les coupons ou maintenir les prix, ce qui peut se produire pour différentes raisons :

• Temps Limite d’émission
• Billet identique en doublon
• Faux No-Show. Dans les cas où le passager déclare qu’il a voyagé et que les tronçons de sa réservation sont annulées pour cause de NO SHOW, l’agent de voyages doit contacter le Helpdesk Agences.
• Incohérences entre réservations et billet. Toutes les réservations présentant des différences entre les segments de vol et le billet sont détectées lors du processus de nettoyage de l’inventaire, et les réservations avec des billets en double ou en statut Void, Refund, Exchange et Used sont annulées.

Les agences de voyages ne peuvent demander des informations de réservation que dans les cas suivants:

L’agent de voyages doit réémettre le dossier de la réservation au Helpdesk Agences, les données fournies p ar l’agent de voyages doivent coïncider avec les données de la réservation et avec la responsabilité qui y figure.

Les données à vérifier sont :

• le nom de l’agent de voyages,
• le téléphone de l’agence,
• les données du passager (nom, segments de vol).

LATAM ne fournira pas d’informations si l’agent de voyages n’a pas le code de réservation ou si les données fournies ne correspondent pas aux informations saisies dans la réservation.